Cuatro "pecados" de organización para comenzar a comprometerse con el propósito

¿Conciencia culpable de los malos hábitos de organización? La informática puede absolverte.

Fuente: Chansonnette / Flickr

La ciencia de la computación es culpada por gran parte de nuestro moderno dolor psicológico. Su obsesión con la automatización ha hecho que nuestras carreras sean más precarias. Su éxito al conectarnos a todos también ha aumentado nuestra ansiedad al ponernos en competencia con los mejores proveedores de nuestras habilidades y servicios en todo el mundo. Y sus artilugios a menudo entregan nuestra atención lejos de la carne y la sangre de otros en la habitación y hacia sus muchas pantallas.

Por el lado positivo, nos ha hecho más productivos, nos ha conectado más estrechamente con amigos y familiares distantes, y ha aumentado enormemente nuestras opciones de entretenimiento.

Y la informática también ha proporcionado otro premio de consolación menos obvio. Nos puede ayudar a reducir la cantidad de culpabilidad que sentimos como resultado de la desorganización, y puede hacerlo al menos de dos maneras.

En primer lugar, los científicos informáticos han descubierto que algunos de nuestros hábitos de organización "más perezosos" son en realidad bastante cercanos a lo óptimo. ¡Y eso significa que podemos seguir siendo flojos, pero sin toda la culpa!

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Y segundo, en algunos de los lugares en los que podríamos estar mejor organizados, podemos usar algunos de sus trucos de almacenamiento y recuperación de datos super simples.

Aquí hay cuatro "pecados" organizativos de los que deberíamos preocuparnos menos y quizás comenzar a comprometernos a propósito:

1. Cajas en su garaje, ático o sótano

Fuente: Joe Crawford / Flickr

Muchos de nosotros tenemos cajas en nuestros garajes, áticos o sótanos. Y nos sentimos culpables por eso. Y en serio, ¿por qué nos aferramos a esas cosas? ¿Y qué hay incluso en esas cajas?

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La informática nos dice que nos relajemos. Tener cajas en nuestros garajes es mucho mejor que tener todas esas cosas en nuestros espacios de vivienda. Y probablemente no esté lastimando nada simplemente sentado allí.

Mantener una caja de cosas misceláneas en el garaje es lo que los informáticos llamarían una técnica de "almacenamiento en caché". Un "caché" es solo un lugar para almacenar cosas. Y las memorias caché se utilizan para hacer que el almacenamiento y la recuperación de datos sean más rápidos en general.

En el caso de una computadora, cuanto mayor es su memoria de trabajo, más tiempo lleva buscar esa memoria de trabajo para encontrar las cosas que necesita. Pero cuanto más pequeña es la memoria de trabajo, es menos probable que la información necesaria esté en la memoria de trabajo.

Es una buena solución a la antigua. Y los científicos de la computación han aprovechado al máximo este intercambio mediante el uso de un caché de niveles múltiples. Mantienen la memoria de trabajo bastante pequeña, por lo que puede ser muy rápida, pero lo suficientemente grande como para que la mayoría de la información más comúnmente necesaria esté allí.

Luego almacenarán la información que se usa con un poco menos de frecuencia (pero aún con cierta frecuencia) en un caché más grande (y algo más lento).

Y la información que rara vez se necesita se puede almacenar en un caché muy grande (el disco duro). Cuando necesite algo de ese caché muy grande, le tomará un tiempo (en tiempo de computadora) encontrar lo que necesita, pero la esperanza es que esto no ocurra muy a menudo.

Muchas computadoras tienen 5 o 6 niveles de almacenamiento en caché para mejorar los tiempos de almacenamiento y recuperación.

Del mismo modo, podemos pensar en las cajas en nuestro garaje como un nivel de almacenamiento en caché para nuestras cosas. Es por las cosas que podríamos o no necesitar a lo largo del próximo año o dos. Si necesitamos algo en uno de esos cuadros, puede llevar un tiempo (en tiempo humano) encontrarlo, pero, si no necesitamos esas cosas muy a menudo, no será una molestia general. Y el pequeño y sucio secreto que la mayoría de nosotros sabe es que rara vez necesitamos acceder a las cosas en esas cajas en nuestros garajes.

La práctica de mantener una caja o dos o 10 en el garaje tiene dos grandes beneficios.

Primero, si nos sentimos libres de poner cosas en cajas en nuestro garaje, puede reducir la cantidad de cosas que tenemos en nuestros espacios de vida y de trabajo, lo que significa que será mucho más fácil administrar lo que más importa.

En segundo lugar, esta práctica facilita la toma de decisiones a medida que eliminamos el desorden. Si sigues el método Getting Things Done para despejar la confusión, básicamente harás una de tres cosas con cada ítem: 1) mantenlo en el espacio de vida / trabajo, 2) deshazte de él, 3) guárdalo en una Algún día / tal vez o tal vez el área posterior. (El diagrama de flujo de David Allen para procesar una bandeja de entrada es más complicado que mi brillo, pero puede refactorizarse a esta versión más simple para muchos propósitos).

Algunos expertos en organización no están de acuerdo con esto. Dicen que solo debes tocar las cosas una vez (OTTO) y poner algo en su lugar o tirarlo.

Pero OTTO puede convertir una sesión de decluttering en un largo período de agonizante toma de decisiones. Y puede llevar a lamentar si arrojamos algo y luego nos damos cuenta de que lo necesitamos.

Una regla mejor (si tiene espacio) es: "Si tiene dudas, póngalo en una caja en el garaje". Esto simplifica enormemente el desorden. Si es un mantenimiento obvio, guárdelo. Si es basura obvia, tírala. De lo contrario, colóquelo en una caja en el garaje.

Ahora, eventualmente, querrá deshacerse de algunas de esas cajas en el garaje. Pero eso es fácil, también. Comience con el que ha estado allí más tiempo (tal vez dos o tres años), y continúe. Lo más probable es que casi instantáneamente decida deshacerse del 90 por ciento de la misma. Tal vez tire de uno o dos artículos sentimentales de vuelta a su espacio vital. Y puede volcar el puñado de artículos de los que todavía no está seguro en una de las otras cajas en su garaje.

¿Este consejo es revolucionario? No. Probablemente ya lo estabas haciendo. Pero lo estabas haciendo con culpa. Ahora puedes hacerlo a propósito.

2. Montones de papeles en su escritorio (o papeles sin clasificar en una caja de banquero).

Fuente: Jeffry Beall / Flickr

Solía ​​recopilar documentos como extractos bancarios, artículos, manuales de propietarios y formularios de impuestos en una bandeja de salida y tengo la intención de archivarlos quizás una vez por semana. Lo que finalmente sucedió fue que los puse en una caja de banquero que procesé tal vez una vez al año, si es así. Y siempre me sentí culpable por la caja de documentos sin clasificar y los manuales de los propietarios que se encontraban en la esquina de la oficina de mi casa.

Hoy hago más o menos lo mismo, pero ahora no me siento culpable por eso, porque ahora puedo justificarlo. La informática me dice que este comportamiento es bastante cercano al óptimo.

¿Por qué está cerca de lo óptimo? Lo adivinaste. Es una forma de almacenamiento en caché. Pero más que eso, también es una cuestión de la forma en que espontáneamente se organiza a sí mismo.

"No está organizado, es solo una pila", dices. Bueno, una pila está organizada. Y está organizado de acuerdo con un principio notablemente eficiente que Brian Christian y Tom Griffith (y muchos otros científicos de la computación) llaman "Uso Menos Reciente" (LRU, por sus siglas en inglés) (lo que significa que las cosas usadas menos recientemente se hunden hasta el final).

No sucede muy a menudo, pero a veces necesito algunas cosas en la caja. Y descubrí lo mismo que los informáticos descubrieron hace mucho tiempo. No sé si hay una verdad universal profunda en juego aquí, o si es solo una característica fortuita de la naturaleza humana, pero lo siguiente parece ser cierto en una amplia gama de casos. Si no sabemos nada más que el hecho de que tenemos una pila LRU, y que necesitamos algo de esa pila, el lugar más probable para encontrar esa cosa está en la parte superior. El siguiente lugar más probable para encontrarlo es el segundo desde la parte superior. Y así.

Y eso significa que lanzar cosas en la parte superior después de que las hayas usado es generalmente una manera notablemente eficiente de almacenar cosas. Cuando busca a través de una pila, busca una cosa a la vez en la pila. Y sucede que las cosas que necesitamos son mucho más propensas a estar en la parte superior de la pila que en la parte inferior. Por lo tanto, los tiempos de búsqueda generalmente se mantienen bastante bajos.

Ahora, si transcurre un año completo entre la presentación como yo (utilizo la temporada de impuestos como mi activador), es probable que descubra que no pasó tanto tiempo buscando cosas en la caja durante el año y que pasó casi sin tiempo almacenándolo. De hecho, si eres como yo, habrás pasado mucho menos tiempo administrando tus documentos impresos de lo que hubieras hecho si hubieses presentado tu solicitud religiosa de manera diaria o semanal.

Y aquí hay otro truco. Cuando proceso mi caja, vuelvo la pila al revés. Encuentro que es más fácil tomar decisiones sobre qué hacer con las cosas que no he tocado durante un año, que con las cosas que he manejado más recientemente. De hecho, una buena parte de los documentos usados ​​menos recientemente simplemente se tiran a la basura. Cuando vuelvo la pila al revés, puedo procesar un buen dos tercios de ella en 10 o 20 minutos. Y, si me siento flojo, puedo dar la vuelta al último tercio y ponerlo de nuevo en la caja listo para colocar cosas nuevas encima. Siempre puedo procesar esos documentos el próximo año.

Por supuesto, su kilometraje puede variar. No necesito acceder repetidamente a muchos documentos. Si lo hace, es posible que desee archivar un poco más frecuentemente.

3. Ropa "desorganizada" en tu armario (o libros en tu estantería)

Fuente: Quinntheislander / Pixabay

Algunos expertos en organización, como Martha Stewart, nos aconsejan que almacenemos "Me gusta con Me gusta" en nuestros armarios. Ponte tus camisas abotonadas con tus camisas abotonadas. Pon tus camisetas con tus camisetas. Ponte tus faldas con tus faldas, tus pantalones con tus pantalones y tus jeans con tus jeans.

Inevitablemente, unas semanas después de organizar nuestra ropa, el esquema de "me gusta y me gusta" decae hasta que tengamos algún extraño híbrido entre organizado y aleatorio. Lo mismo sucede con nuestros libros en nuestras estanterías. Y cuando el armario no está organizado de la manera que creemos que debería ser, puede volvernos locos.

Resulta que podemos usar la lección de la última sección para facilitar la organización. Christian y Griffiths nos dicen que, en lugar de agruparnos, podemos usar una pila para organizar nuestra ropa y nuestros libros. Excepto, esta vez, en lugar de una pila vertical, usaremos una pila horizontal.

Una vez que tengamos la ropa limpia en perchas, en lugar de poner nuestras camisas abotonadas con nuestras camisas abotonadas, simplemente colgaremos todas nuestras prendas recién lavadas juntas en un extremo de nuestro armario (la parte delantera, o la izquierda, quizás). Y, con el tiempo, la ropa que usamos con mayor frecuencia se concentrará mágicamente hacia la parte delantera o izquierda del armario, y la ropa que nunca use se moverá mágicamente hacia la derecha o hacia atrás del armario.

Entonces, si queremos donar algo de ropa cada año más o menos, sabremos a dónde ir para obtener la ropa que deseamos donar: la mitad derecha o la mitad posterior del estante.

Ahora, si sus elecciones de ropa son muy estacionales, es posible que desee jugar con un esquema diferente. Pero para aquellos que tienden a usar ropa similar mes tras mes, este esquema super simple es difícil de superar.

Si su objetivo es pasar menos tiempo almacenando y recuperando ropa (opuesto, por ejemplo, a tener amigos "ooh" y "ahh" por lo bien organizado que está su armario), entonces pruebe LRU.

Lo dejaré como un ejercicio para que el lector descubra cómo usar el mismo principio para organizar libros en una estantería.

4. Correo electrónico "desorganizado".

Fuente: BrennanNovak / Wikimedia Commons

Antes de que Google lanzara Gmail, la mayoría de nosotros asumimos un deber muy engorroso, que en su mayoría no logramos: organizar nuestro correo electrónico en carpetas. Si todavía está tratando de clasificar su correo electrónico en carpetas, permítame tratar de convencerlo de que no lo haga.

Gmail nos alienta a mover cualquier correo electrónico que deseamos guardar en un gran archivo de almacenamiento, en lugar de un conjunto de carpetas particionadas. En otras palabras, Google nos alienta a tratar nuestro archivo de correo electrónico como una gran caja en el garaje. Es solo un gran archivo tal vez posterior, pero con la ventaja de que podemos usar una computadora para buscar las cosas en la caja.

El único problema con este esquema parece ser que, si nuestro correo electrónico no contiene palabras que sería fácil de recordar para buscar, podríamos tener problemas para encontrarlo. La solución de Google para eso es permitirnos "etiquetar" nuestro documento con un gancho memorable. En cierto sentido, las etiquetas se parecen mucho a las carpetas, pero son diferentes al menos de dos maneras importantes. Primero, no tenemos que etiquetar algo para encontrarlo más tarde. En segundo lugar, podemos usar múltiples etiquetas para un solo documento.

Otro objetivo inductor de culpa que muchas personas tienen es llegar a "bandeja de entrada cero".

Hay algunos beneficios al llegar a la bandeja de entrada cero: elimina la sensación molesta de que podría haber un correo electrónico en nuestra bandeja de entrada al que todavía tenemos que responder. Pero más allá de eso, no es tan crucial como algunas personas quisieran que pensáramos. Nuestras bandejas de entrada ya están bastante bien organizadas por fecha de recepción.

Y, si queremos reducir el tamaño de nuestras bandejas de entrada periódicamente, vale la pena invertir la pila, como hicimos con la caja del banquero llena de documentos. En este caso, significa comenzar desde la parte inferior de nuestra bandeja de entrada y trabajar hacia arriba.

Si comenzamos desde abajo, es probable que podamos simplemente eliminar o archivar la mayoría de los correos electrónicos en la parte inferior sin ninguna dolorosa toma de decisiones. (Piense en todos esos correos recordatorios cuyas fechas de vencimiento ya han pasado). Simplemente eliminaremos y archivaremos, borraremos y archivaremos, y sacaremos ese correo electrónico extraño del que todavía tenemos que hacer algo, y seremos dos tercios del camino hasta la bandeja de entrada en ningún momento. Entonces depende de nosotros si queremos llegar a la bandeja de entrada cero, o si queremos dejar los 20 a 30 mensajes más recientes en la bandeja de entrada. (Por ahora, probablemente puedas adivinar lo que tiendo a hacer).

Conclusión

Entonces resulta que, aquí y allá, vale la pena relajar un poco nuestros estándares de organización. Y parece que nuestros cerebros lagarto conservadores de energía podrían saber a veces más de lo que nuestros cerebros neolíticos sensibles a la cultura hacen. Seguimos poniendo onerosas expectativas de organización sobre nosotros mismos, y nos sentimos culpables por no cumplir con estas expectativas. Pero nuestros cerebros vagos de lagarto saben mejor. Y la informática puede demostrarlo.