7 razones por las que la gente revisa el correo electrónico constantemente

¿Por qué es tan difícil dejar de revisar el correo electrónico todo el tiempo?

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Recientemente leí un artículo muy interesante sobre cómo pasar menos tiempo en el correo electrónico, que los investigadores estiman que puede ocupar alrededor del 28% de los días laborales de los profesionales. Una de las recomendaciones fue revisar el correo electrónico solo una vez por hora. Para la mayoría de las personas, esto puede parecer una sugerencia sensata, pero puede ser sorprendentemente difícil poner en práctica este tipo de consejos. ¿Por qué? Los consejos que son simples en la superficie a menudo no abordan las barreras psicológicas involucradas. Comprender cuáles son estas barreras puede ayudarlo a identificar los hábitos de correo electrónico que sean óptimos para usted.

Vamos a desentrañar por qué la gente revisa el correo electrónico con tanta frecuencia y luego analizamos soluciones. ¿Con cuál de los siguientes puede relacionarse?

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Usted comprueba con frecuencia porque….

1. Temes quedarte atrás en el correo electrónico.

Personalmente, a menudo reviso los correos electrónicos por las noches porque no quiero sentirme abrumado por los correos electrónicos cuando intento ser productivo a la mañana siguiente.

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Responder a los correos electrónicos a menudo requiere la toma de decisiones. Es difícil hacer demasiado de esto a la vez. Puede ser bueno dividirlo y no enfrentarse a múltiples correos electrónicos que requieren decisiones. Por lo tanto, aunque los correos electrónicos de procesamiento por lotes pueden ser menos disruptivos, la psicología detrás de esto es complicada.

2. Las actividades de distracción son más fáciles que las actividades de trabajo productivo.

Hacer actividades de distracción como el correo electrónico sigue siendo, en general, mentalmente más fácil que muchas alternativas, como concentrarse durante varias horas ininterrumpidas en un trabajo importante, que es algo que mucha gente dedica poco tiempo. Los seres humanos tenderán a tomar la ruta inmediata más fácil de hacer clic, hacer clic, hacer clic, incluso si eso significa que no estamos haciendo un trabajo que es objetivamente una prioridad mucho más alta.

3. Quieres ser concienzudo.

Se siente más concienzudo responder a los correos electrónicos de las personas que desea impresionar (p. Ej., Jefes, colegas) en 15 minutos que tomarse unas horas o un día para hacerlo. Sin embargo, a menudo esto es una ilusión. Si revisa el correo electrónico todo el tiempo, probablemente sea un miembro menos productivo de su equipo que si no lo fuera.

No es completamente infundado pensar que responder a los correos electrónicos rápidamente puede hacer que te veas concienzudo. A veces esto es cierto. Sin embargo, he argumentado antes que tomar un tiempo más largo que el promedio para responder a los correos electrónicos a veces puede hacer que parezca importante, por ejemplo, porque está demasiado ocupado haciendo otras cosas por correo electrónico.

Una vez que haya configurado un patrón de respuesta a los correos electrónicos muy rápidamente, puede ser difícil romper ese patrón por temor a que otras personas vean que su cambio en el comportamiento es un indicador de que está enojado o de que algo está mal.

4. Tienes miedo de perderte.

A veces, atribuimos mentalmente responder rápidamente a una oportunidad como parte de la razón por la que tuvimos éxito. Por ejemplo, ve un correo electrónico sobre un artículo que está a la venta y lo compra de inmediato, pero en realidad estuvo a la venta y disponible toda la semana.

De vez en cuando, pierdo buenas oportunidades porque no reviso el correo electrónico constantemente, pero en general es una situación mejor que sentirme atado a mi correo electrónico. ¿Qué es verdad para ti?

5. Es solo un hábito.

Hasta cierto punto, revisar el correo electrónico con frecuencia puede ser solo un hábito. Puede hacerlo de forma reflexiva cuando está esperando que comience una reunión, antes de tomar un descanso y tan pronto como regrese a su escritorio.

Es posible que haya tenido alguna razón razonable para consultar el correo electrónico con frecuencia (por ejemplo, cuando es nuevo en un trabajo y aprende el terreno), pero el hábito ahora existe independientemente de esa motivación.

6. Revisa el correo electrónico durante el tiempo de inactividad como una forma de evitar la ansiedad.

Si se siente estresado en general y es propenso a la rumia, los momentos de inactividad pueden ser como invitaciones para los estresados, pensamientos reflexivos para salir de fiesta. Revisar el correo electrónico puede ayudar a llenar esos vacíos y prevenir la ansiedad y la rumia que se arrastran, pero no es una buena solución.

7. Subestima los drenajes ocultos del correo electrónico.

Al parecer, toma alrededor de cuatro segundos escanear el texto de vista previa de un correo electrónico, y muchos de nosotros recibimos docenas de correos electrónicos sin importancia cada día. Debido a que esto es solo unos segundos aquí y allá, no parece ser un gran problema pero, con el tiempo, este esfuerzo perdido se acumula. Además, para cada correo electrónico que echamos un vistazo, debemos tomar una decisión sobre si leerlo o no, lo cual es cognitivamente agotador.

Dado que los seres humanos normalmente tomarán el camino de menor resistencia, diferimos las decisiones sobre si cancelar la suscripción a correos electrónicos promocionales que nunca o prácticamente nunca leemos. Los humanos también odian dejar de lado algún beneficio que creen que tienen, por ejemplo, cupones enviados por correo electrónico que en ocasiones son relevantes. Este tipo de aversión a la pérdida es un factor increíblemente importante en la razón por la que tomamos malas decisiones, y es un tema que cubro en profundidad en mi libro, The Healthy Mind Toolkit.

Soluciones

• Es muy fácil escuchar el consejo de revisar el correo electrónico con menos frecuencia y pensar “debería hacer eso”, pero nunca lo cumple. Esperamos que al leer este artículo haya aprendido por qué puede ser psicológicamente más difícil romper el hábito de revisar el correo electrónico con frecuencia de lo que parece a primera vista. Es posible que haya notado que algunas de las razones que he descrito parecen casi contradecirse entre sí. Por ejemplo, revisamos el correo electrónico porque es más fácil distraerse que concentrarse y, sin embargo, tememos al correo electrónico porque somos susceptibles de sentirnos abrumados por él. Esta sutileza y complejidad es a menudo una parte de nuestros hábitos y por qué existen.
• Teniendo en cuenta todos los puntos que he hecho, considere qué enfoque para revisar el correo electrónico parece ser el mejor equilibrio para usted. En lugar de un cambio dramático, intente alargar ligeramente el tiempo entre comprobaciones. Incrementarlo en un porcentaje. Por ejemplo, si actualmente lo comprueba cada 30 minutos, intente cada 40 minutos.
• Intente identificar algunas veces que no revise el correo electrónico, por ejemplo, mientras espera en la fila. O bien, verificará el correo electrónico cuando regrese de un descanso, pero no antes de ir de descanso. Elige lo que te ayude a sentirte más relajado.
• Reconocer que el consejo genérico es de utilidad limitada. Revisar el correo electrónico por las noches no es un problema para mí, y en realidad funciona bien. Por lo tanto, no necesito seguir consejos genéricos como “No revisar el correo electrónico después de las 8 p. M.” Los consejos de Cherrypick son útiles para usted, ignoran el resto y encuentran el mejor patrón que funcione para sus preferencias.
• Algunos tipos de monitoreo automático pueden ser muy útiles para aumentar su atención en torno al correo electrónico. Por ejemplo, uso RescueTime (versión gratuita) para obtener un informe semanal los domingos sobre cuánto tiempo pasé en el correo electrónico en la semana anterior. Intento mantenerlo bajo 5 horas.
• Haga su parte para romper el ciclo de correo electrónico fuera de las horas de trabajo. Si desea trabajar en el correo electrónico fuera del horario de oficina, solo demore el envío de sus respuestas hasta el siguiente día laborable. Hay muchas herramientas que puedes usar para automatizar esto también.