Cómo dar una presentación Parte II: contar una buena historia

Aunque hablar en público está en la parte superior de la lista de ansiedades de muchas personas, es algo que la mayoría de nosotros tiene que hacer para el trabajo, para la iglesia, para la escuela o para una organización a la que pertenecemos. En la primera parte de esta serie, escribí sobre cómo enfocarse en las necesidades de su audiencia ayudaría a reducir su ansiedad. En esta mitad, hablo de cómo una forma de satisfacer las necesidades de su audiencia es contar una buena historia.

El segundo paso para reducir el miedo escénico es concentrarse en la tarea exigente de entregar su mensaje de manera efectiva.

Desarrollar una historia fuerte

Una vez que haya decidido sus objetivos y lo que quiere decir, debe desarrollar una historia sólida que permita que el grupo esté allí. Me gusta la metáfora de una historia en el desarrollo de una charla, porque se centra en la continuidad y la lógica de lo que vas a hacer y me ayuda a centrarme en las necesidades de mi público.

Al igual que una buena historia, cada presentación tiene un comienzo, un medio y un final que sirven funciones muy diferentes.

El comienzo de una historia le da al grupo un terreno común y una experiencia compartida para trabajar. En un libro, el autor lo usa para proporcionar un entorno e introducir a los personajes principales. En una reunión, puede usarla para enmarcar el problema que está allí para abordar y diseñar información compartida que lo ayudará a avanzar. En una discusión, puede recordarle al grupo los puntos principales del documento. Al presentar un proyecto, lo usaría para decirle a la audiencia qué pregunta está tratando de abordar, por qué es importante y de qué constructos principales estará hablando.

En el medio de la historia es donde ocurre la mayor parte de la acción. Es aquí donde desarrolla la información compartida que moverá la trama hacia adelante. En una presentación formal, estas son sus ideas principales: ¿qué son los acertijos intelectuales con los que ha lidiado? ¿Qué evidencia estás trayendo sobre ellos? Estas son las ideas complicadas que desea asegurarse de que todos entiendan. Al desarrollar la línea argumental, me ayuda a concentrarme en lo que el grupo necesita saber para que todos podamos mantenernos en la misma página.

  • ¿Has presentado a cada personaje (idea, controversia, construcción) que es importante en la historia?
  • ¿Has dejado en claro cómo estas ideas se interconectan y se relacionan entre sí?
  • ¿Su trama avanza de una manera lógica?
  • ¿Has respondido a las preguntas que surgirán en la mente de tu audiencia?

El punto culminante de la historia es cuando resuelves el problema que planteaste. En una reunión, puede ser cuando determine su plan de acción. En una presentación científica, es donde respondes tu pregunta.

La resolución de la historia es donde atas los cabos sueltos. ¿Cuál es la idea / sentimiento / plan principal que desea que el grupo lleve a casa con ellos?

Use herramientas efectivas

Tienes muchas herramientas diferentes para usar en el desarrollo de una presentación. Estos incluyen palabras, folletos, técnicas para involucrar a personas en discusiones de grupos pequeños y grandes, y gráficos (incluyendo PowerPoint). Una vez que haya establecido su objetivo y su historia, el truco es elegir sus herramientas para avanzar. Debido a que este es un tema tan importante, me centraré solo en PowerPoint, porque creo que es la única herramienta que es más probable que elija usar y que es la más fácil de usar mal. Edward Tufte ha argumentado que el PowerPoint ha debilitado nuestra capacidad general para presentar ideas complejas a las audiencias.

No haré ese argumento, pero diré que realmente vale la pena pensar si lo que quieres decir se transmite mejor en la forma abreviada y lineal que PowerPoint te obliga a adoptar. Por ejemplo, siempre lo uso para enseñar estadísticas, porque es un tema lineal en el que quiero hacer algunos puntos claros. No lo uso para enseñar psicología del desarrollo, donde deseo poder pasar de un tema a otro y fomentar la participación en clase.

Si no cree que el medio cambie el mensaje, consulte la Dirección de Gettysburg realizada como una presentación de PowerPoint.

¿Qué hace bien PowerPoint?

PowerPoint es como cualquier otra herramienta, se puede usar bien o mal. Encuentro PowerPoint útil para:

  • Concentre al grupo en las ideas importantes que quiero que tengan en cuenta. Esto es particularmente importante cuando las ideas son complejas y necesita pensar en varias cosas al mismo tiempo.
  • Proporcione información compartida. La información compartida puede ser una pintura, algunos datos o una fórmula estadística. Si sus datos son complicados, funcionan bien si complementa la diapositiva con un folleto. De esa manera, puede señalar a la pantalla para mostrarles en qué se está enfocando y pueden ver los detalles en el folleto.
  • Proporcione información adicional de la que no quiera hablar. Por ejemplo, cuando estoy hablando sobre mis métodos en un estudio científico, mencionaré cuáles son mis principales constructos, pero daré ejemplos de la idea y los detalles sobre sus medios y confiabilidad en una diapositiva. O puede proporcionar el texto de una cita larga en una diapositiva, pero simplemente mencione una o dos oraciones clave en voz alta.

Usando PowerPoint de manera efectiva.

Al desarrollar una presentación de PowerPoint, siga la misma regla que usted mismo: no permita que distraiga sus ideas y sus objetivos. ¿Como hacer esto? Hay un par de cosas para tener en cuenta.

Conozca la tecnología que está usando. Hay algunas cosas tan molestas como ver a alguien tratando de configurar una computadora que no funciona. Evita esto

  • Si necesita un proyector u otro equipo, asegúrese de que estará allí.
  • Si está usando la computadora de otra persona, traiga su material en un dispositivo o CD, cópielo en el escritorio y ejecútelo desde allí.
  • Si trae su propia computadora portátil, asegúrese de tener un cable de alimentación
  • Asegúrese de tener el cable correcto para conectar su computadora al proyector.
  • Venga temprano para asegurarse de que su computadora hablará con el proyector. ¿Conoce el botón de su computadora para presionarlo y hacer que su pantalla se proyecte? ¿Su computadora está configurada para que pueda ver la pantalla y proyectar al mismo tiempo?
  • Establezca la configuración de energía para que su computadora no se quede dormida.

Mire el fondo de su computadora con ojos nuevos. El público mira la pantalla tan pronto como enciende la computadora. ¿Qué es lo que ven? Vi a un profesor dar una conferencia que tenía su carta de renuncia guardada en el escritorio. Una vez, tuve una presentación de clase en la que el fondo de la computadora era una fotografía de una mujer que se metía la mano por los pantalones con la mosca abierta en su mayoría. No hagas esto Mire sus iconos, fondo de pantalla y protector de pantalla y asegúrese de que esta sea toda la información que desea compartir con su audiencia.

Guarde su presentación como una presentación de PowerPoint y no como una presentación de PowerPoint. Cuando hace clic o abre una presentación de PowerPoint, abre el programa y muestra su audiencia sus diapositivas, notas, etc. Luego, tiene que pasar por el menú y encender el programa. Esto es solo una distracción y a veces puede ser embarazoso. Si guarda su presentación como un espectáculo, puede simplemente colocarla en su escritorio, hacer doble clic en ella y tiene razón en la presentación. ¿Por qué llevar al público detrás de las cortinas?

Use folletos para ayudar a las personas a tomar notas. En la opción de impresión en PowerPoint, puede optar por imprimir folletos, lo que permite imprimir varias diapositivas por página. Esta es una buena opción si la gente quiere tomar notas en su charla.

Elija un estilo de presentación que complemente su tema . Por lo general, más simple es mejor. No hay nada malo con los colores simples y las fuentes simples. ¿Alguna vez realmente te sorprendió la presentación de alguien porque tenían un fondo realmente ingenioso?

  • CADA ANIMACIÓN INDIVIDUAL QUE UTILICE DEBE TENER UN PROPÓSITO CLARO. El parpadeo, las palabras voladoras y los clics de cámara solo distraen al grupo de las ideas que se comunican. No haga que su análisis erudito se vea como un anuncio para un concesionario de autos usados.
  • Las animaciones PUEDEN usarse con eficacia para resaltar lo que quiere que las personas estén mirando.
    • Puede ser especialmente efectivo tener lo que estás hablando ahora brillante, y todo lo demás atenuado. Esto permite que la gente se ponga al día con sus tomas de notas, pero mantiene el enfoque.
  • Solo usa gráficos que muevan tu argumento hacia adelante.
  • No use imágenes que no necesita.
  • Los gráficos bidimensionales son más fáciles de leer que los tridimensionales.
    • Estructura gráficos y tablas para que los contrastes clave que está tratando de comunicar se destaquen
  • Si necesita una tabla o gráfico complicado, use un folleto. No intente simplificar demasiado solo para obtenerlo en la diapositiva. Luego, pase a su grupo por el folleto colocando pedazos individuales en la diapositiva.

RECUERDE: PowerPoint complementa su voz, no la reemplaza. No lea, hable PowerPoint es solo un apoyo.

Conclusión

En el ensayo, The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching Out Corrupts Within , Edward Tufte discute los problemas con el uso de PowerPoint para dar forma a las presentaciones. Su principal argumento es que el estilo fomentado por el uso de PowerPoint socava el tipo de pensamiento complejo que debería ser el sello distintivo de las buenas presentaciones y la buena toma de decisiones. Las tres principales críticas de Tufte a PowerPoint son que:

  1. enfoca todo el control y la atención en el presentador y la presentación, más que en el contenido y las ideas;
  2. fuerza el argumento en una estructura lineal, que puede no ser apropiada dados los objetivos particulares de la presentación (las reuniones vienen a la mente inmediatamente;
  3. alienta la simplificación excesiva.

Todas estas trampas se pueden evitar si usa sus herramientas en lugar de dejar que lo usen. ¿Como hacer eso?

  • Enfócate en el grupo y da forma a la experiencia. No es sobre ti. Estás ahí para dar forma y facilitar una experiencia compartida.
  • Determine sus objetivos . Una vez que sepa a dónde quiere ir, podrá descubrir cómo llegar allí.
  • Desarrolla una historia. Piense en la presentación del grupo o en la perspectiva de la audiencia y diseñe un argumento que los ayude a avanzar juntos hacia su objetivo. No se olvide de proporcionar un entorno e introducir a sus personajes, explicar cómo se mueven los personajes a través de la trama y qué acción importante se produce, llevar su charla a un clímax y proporcionar una resolución satisfactoria.

Tú eres el anfitrión. Ayuda a tu audiencia a pasar un buen rato.