A principios de la primavera comencé a recibir muchas solicitudes de ayuda para administrar listas de tareas demasiado extensas, por lo que publiqué este proceso para organizarlas. Las listas de tareas ineficaces nos hacen sentir que tenemos demasiado que hacer en muy poco tiempo, lo que nos hace sentir abrumados. Irónicamente, esto nos empeora al planear y administrar nuestro tiempo.
Sin embargo, es posible que tenga una lista de tareas perfectamente organizada, que todavía es abrumadora, acabo de revisar una con un cliente y, francamente, estaba agotado con solo mirarla. Si su lista de tareas lo está enviando a un giro de "No tengo suficiente tiempo para hacer todo esto", es hora de convertir a ese cachorro en algo más manejable. Este es un proceso diferente a la organización de su lista de tareas pendientes, o al formateo de una manera más efectiva. Se trata de acortar esa lista, deshacerse de las cosas que temes, sin sufrir las consecuencias de no hacer lo que realmente tienes que hacer para terminar. *
En un mundo ideal, todos podríamos aplicar los principios mundialmente famosos de Marie Kondo para limpiar nuestro armario de nuestra lista de tareas: Todo lo que no "despierta alegría" lo ponemos en la basura (eliminar) o regalar ( delegar). La mayoría de mis clientes comienzan con muy poco en su lista de tareas que esperan con ansias; uno declaró recientemente que solo pone cosas en su lista de cosas por hacer que no quiere hacer, porque recuerda hacer lo que realmente quiere hacer.
Así que aquí se explica cómo transformar una lista de pendientes demasiado larga en una lista de solo las cosas que realmente desea hacer:
Paso 1: Resalta todos los elementos en tu lista de cosas por hacer que temes hacer. Mantenga cada elemento de la lista de tareas en el ojo de su mente, y observe cómo se siente pensar en hacer ese elemento en su cuerpo. ¿Te inclinas un poco hacia delante, sintiendo un anhelo por llegar a esa tarea? (No resalte los elementos que se sienten así.) ¿O tiene una sensación de hundimiento en el estómago, con el correspondiente deseo de dejar la tarea el mayor tiempo posible? Resalta cualquier cosa que te haga sentir algo parecido a la aversión.
Resalta todas las cosas que has postergado porque simplemente no quieres hacer esas cosas. Y resalta las cosas que están en tu lista porque sientes que "deberías" hacerlas, o porque sientes que tienes que hacerlas, pero que no quieres hacer o no dirías que estás eligiendo hacerlo ( o que no dirías con cierto deleite que "tienes que" hacer). En otras palabras, resalta las cosas que planeas hacer simplemente porque alguien espera que lo hagas, o porque siempre has esperado que hicieras esas cosas, o porque hacerlas te daría estatus o poder (pero no alegría real en el proceso).
Paso 2: elimine o delegue todos los elementos resaltados que pueda. Comience borrando, luego continúe con la delegación. Sé sincero aquí; si sabes en el fondo de tu corazón que probablemente nunca harás una tarea de todas formas, o que habrá pocas consecuencias si no haces un elemento resaltado en tu lista, simplemente quítalo de la lista y listo con eso.
Puede sentirse aliviado o incluso logrado (¡dado que su lista se está acortando tan rápido!). O bien, puede sentirse ansioso o incluso triste al hacer esto. Reconozca sus emociones, sean las que sean, mientras elimina locamente elementos de su lista de tareas. Sea curioso acerca de lo que siente y acepte sus emociones, pero no necesita involucrarse en ellas. Tal vez tengas que llorar (un poquito) el hecho de que nunca vas a hacer esos álbumes de fotos (que odias hacer, pero realmente sentiste que debías hacerlos). Es normal sentirse triste o tener remordimientos, pero también ser real: no estás afligido por nada tangible, estás afligido por la pérdida de una fantasía. Por ejemplo, estás abandonando la fantasía de que eres el tipo de persona que hace álbumes de fotos. O eso escribe planes estratégicos. O eso responde a todos los correos electrónicos. Oh bien. Déjate sentir lo que sientes y sigue adelante. Este es un proceso de dejar ir.
Si una tarea resaltada es algo que es absolutamente necesario hacer y, por lo tanto, no se puede eliminar, intente pensar en otra persona que realmente disfrute hacerlo, y haga un plan sobre cómo puede delegarlo en esa persona. Si no tiene un asistente o empleados o hijos para delegar, considere adolescentes y jubilados del vecindario que deseen experiencia, su empresa o un poco de dinero extra. O piense en personas que necesitan ayuda con algo que le gusta hacer y negocie un intercambio con ellos. Todo esto puede parecer mucho más trabajo que solo hacer la tarea usted mismo, pero lo prometo, me lo agradecerá más tarde. Tener una lista de tareas que sea lo suficientemente breve como para no ser abrumadora y que esté cargada con cosas que disfrutará haciendo, vale la ineficacia inicial.
Paso 3: Transforma todo lo que quede en tu lista que esté resaltado en algo que realmente quieras hacer. Si no puedes eliminar o delegar tareas que temes, entonces tendrás que mejorarlas. Ser creativo. Mi forma favorita de hacer esto es vincular un elemento de tarea no divertido con algo que quiera hacer más. He sido conocido por sentarme en el césped al sol y hacer citas con los doctores, y escucho divertidos audiolibros mientras manejo para recoger a los niños y mientras limpio la casa (Acabo de escuchar A Year of Yes de Shonda Rhimes y estoy muy satisfecho lo recomiendo). Mi compañero de trabajo y yo hemos pospuesto la revisión de nuestros sistemas financieros durante, oh, años, pero acabamos de hacer un plan para hacerlo juntos este verano junto a la piscina. Habrá margaritas involucradas, y no hace falta decir que ya no tememos la tarea.
Comprender el valor que una tarea tiene para otras personas es otra buena manera de hacerlo más satisfactorio (disminuyendo así el factor de temor). En una deslumbrante serie de estudios, Adam Grant mostró que mostrar brevemente a las personas cómo su trabajo ayuda a otros aumenta no solo la satisfacción de las personas en el trabajo, sino también cuánto trabajan y logran.
La serie de estudios más famosa de Grant se llevó a cabo en un centro de llamadas con recaudadores de fondos pagados con la tarea de llamar a posibles donantes a una universidad pública. Como sabe cualquiera que alguna vez haya temido hacer una llamada en frío, es probable que estas personas no tengan la lista de cosas por hacer de sus sueños. Las personas que reciben llamadas en frío de los abogados a menudo se molestan y pueden ser francamente groseros. Los empleados deben soportar el rechazo frecuente por teléfono y la baja moral en la oficina, todo a cambio de un salario relativamente bajo. No es sorprendente que los puestos de trabajo en los centros de llamadas a menudo tengan una alta tasa de rotación de personal.
En un esfuerzo por ver si podía motivar recaudadores de fondos para call center para mantenerse en el trabajo por más tiempo, Grant invitó a unos pocos becarios (que presumiblemente se habían beneficiado del trabajo de recaudación de fondos) para una reunión de cinco minutos donde los llamadores podían hacerles preguntas sobre sus clases y experiencia en la universidad. En el mes siguiente, esa conversación rápida arrojó resultados increíbles. Las personas que llamaron que habían conocido a los estudiantes becados gastaron el doble de tiempo en el teléfono que los recaudadores de fondos que no habían conocido a ningún alumno. Lograron mucho más, obteniendo un promedio de 171 por ciento más de dinero.
¿Qué hizo la diferencia? ¿Qué, esencialmente, cambió la tarea de hacer que las llamadas en frío de una gente no disfrutaran de una que ellos hicieron? Un cambio en las creencias de quienes llaman sobre el significado de su trabajo para otras personas, y un mayor sentido de su propósito, valor e impacto. Así que descubra qué valor tiene su trabajo para otras personas. ¿Cómo estás mejorando sus vidas o trabajos?
Voila!
¡Acaba de presentar a Marie Kondo-ed su lista de tareas! Todo lo que queda en este momento es ahora lo que realmente desea hacer, las tareas que "provocan alegría". Si usted es como mi cliente que no necesita mantener una lista de las cosas que quiere hacer, usted ya no es necesario que guardes una lista de cosas por hacer; solo tienes que recordar borrar, delegar o transformar las cosas que no quieres hacer. Y si su lista todavía se siente demasiado larga y abrumadora, ahora es el momento de organizar una lista de tareas, consulte esta publicación para saber cómo hacerlo.
* Aprendí este método de Martha Beck, muchas gracias y mil consejos de sombrero para ella. Estos pasos son una adaptación de su estrategia "Mejor, trueque o bolsa".