El arte de la carta de correo electrónico

Fuente: jdorganizer.blogspot.ca

Cate tuvo una discusión con una madre por teléfono acerca de visitar durante las vacaciones que terminó con ella colgando. Sam y su esposa Traci tuvieron un gran golpe el sábado por la noche sobre los quehaceres de la casa; ambos están en congelación profunda y se dicen poco el uno al otro. El supervisor de Paul hizo un comentario directo sobre los niveles de producción decrecientes en una reunión de equipo que Paul sintió que estaba dirigida específicamente a él.

Fallas en la comunicación. Herido y enojo o ansiedad. Necesitas limpiar, maquillar y aclarar, no dejar que se demore o intentar fingir y barrer debajo de la alfombra. ¿Pero cómo? Intenta enviar un correo electrónico.

Los correos electrónicos como un medio de comunicación personal parecen haberse quedado en el camino en los últimos años con el twitteo y los mensajes de texto tomando su lugar. Soy un gran admirador de los correos electrónicos y sugiero todo el tiempo a mis clientes como formas de seguimiento después de algún malentendido o falta de comunicación. Los textos y el twitter son formas terribles de comunicar información emocional. Es demasiado fácil leerlos, distorsionar el significado porque a menudo se deja de lado y su inmediatez parece generar ansiedad y expectativas.

Los correos electrónicos, por otro lado, pueden actuar como cartas. Te dan el espacio para escribir tus pensamientos. La persona que los lee puede volver a leerlos sin sentir la prisa de responder. En muchos sentidos, son mejores que las llamadas telefónicas porque el otro no se pone en el lugar o es atrapado cuando están de mal humor o preocupados por otra cosa.

Aquí hay algunas pautas para escribir bien por correo electrónico:

Di por qué estás escribiendo el correo electrónico y el propósito del mismo

Aquí Cate dice que lamenta haber colgado de su madre y que quiere explicarle por qué estaba tan molesta. Sam dice que se da cuenta de que ambos estaban enojados y dolidos, y que no solo trata de barrerlo bajo la alfombra. Paul dice que escuchó el comentario de su supervisor y quiere aclarar sus propios niveles de producción.

Habla de cómo te sientes

Use emociones suaves: dolido, ansioso, triste, preocupado, preocupado. Trata de mantenerte alejado de las emociones duras y más negativas, como enojado, enojado, sacudido, disgustado, etc. Incluso si estás enojado, es probable que las emociones más suaves estén debajo de él. Usas emociones suaves porque son más fáciles de oír para la persona y las hacen menos defensivas.

Explica cómo te sientes

Use "declaraciones I" para explicar por qué reaccionó de la manera en que lo hizo. ¿Qué pasa con lo que dijo la madre de Cate que hirió sus sentimientos? ¿Qué en la discusión hizo que Sam mencionara el pasado? ¿Qué le preocupa más a Paul acerca del comentario de su supervisor y su propio desempeño laboral? Ayuda al otro a entender a un nivel más profundo lo que te motiva.

Incluya lo que cree que la otra persona puede estar pensando

Este es uno de los elementos más importantes del correo electrónico y uno de sus beneficios. Tómese el tiempo para incorporar en su correo electrónico lo que piensa que el otro podría estar pensando acerca de lo que dijo. Cate le dice a su madre que no está tratando de ser crítica o desagradecida; Sam dice que no está tratando de microgestionar a Traci; Paul dice que no está tratando de minimizar las preocupaciones de su supervisor. Esencialmente, lo que estás haciendo es reconocer cómo se sienten y decirlo cortándolos de su propia defensa y contraataque.

Haz una propuesta para resolver el problema

En realidad, quieres resolver dos problemas. Una es acerca de qué se trataba la discusión o la preocupación: Cate habla un plan para las visitas de vacaciones; Sam sugiere que se sienten y elaboren una lista de tareas para que ninguno de los dos se sienta como la Cenicienta; Paul dice lo que necesita de su supervisor para ayudarlo a mantenerse al día con la producción.

El otro problema a tratar es sobre el proceso general de comunicación. Aquí, Cate habla de que sus conversaciones telefónicas siempre parecen desviarse del pasado; Sam dice que le gustaría que ambos puedan dar la vuelta y hablar de los problemas en lugar de congelarse durante días; Paul dice que podría ser útil para él y su supervisor tener reuniones semanales de touchdown para que su supervisor sepa lo que está haciendo, para que los problemas potenciales no se acumulen, por lo que su supervisor puede darle más comentarios directos.

Seguimiento en persona o con una llamada telefónica

El propósito del correo electrónico no es evitar una conversación cara a cara o en vivo. Cate dice en su correo electrónico que llamará a su madre más tarde durante la semana después de haber tenido tiempo de pensar en su correo electrónico. Sam dice que le gusta hablar sobre su correo electrónico cuando llega a casa esa noche y escuchar lo que piensa Traci. Paul se detiene en la oficina de su supervisor y se registra para ver si su supervisor recibió el correo electrónico, si tenía alguna pregunta, o qué pensaba sobre sus ideas.

Lo que pretendes es una conversación más profunda, iniciando una discusión más racional y completa. El correo electrónico puede darle a usted y al otro la oportunidad de hacer exactamente eso.