Después de haber establecido en una publicación anterior que lo que la mayoría de la gente llama multitarea no es la forma más productiva y eficiente de trabajar, la siguiente pregunta que quiero abordar es cómo participar efectivamente en la tarea individual. La respuesta definitivamente no es ciencia espacial; solo requiere priorización, delegación, enfoque y, lo más importante, compromiso y disciplina. Pero, como sucede con la mayoría de las cosas en la vida, la tarea individual es más fácil decirlo que hacerlo.
Comience una sola tarea
Un buen punto de partida para tratar de convertirse en un usuario único es replantearse cómo estructurar su día. Primero, priorice sus actividades diarias. Si usted es como la mayoría de los tecnólogos, tiene tanta confianza en su capacidad de ser productivo que programa mucho más de lo que realmente puede hacer. Agregue las crisis diarias más la llamada multitarea y tiene pocas posibilidades de completar todo en su calendario diario. Terminas sobreestimando tus capacidades y decepcionándote al final del día porque tu trabajo no era de la calidad que esperabas de ti o no pudiste marcar todo en tu lista de tareas.
En lugar de caer en este patrón, lo aliento a que subestime lo que puede lograr -todavía será mucho- y se verá gratamente sorprendido al final del día por lo que hace. Una ventaja adicional es que estará menos estresado, disfrutará más de su día y producirá un trabajo de mayor calidad para arrancar. Por lo tanto, clasifique sus próximas tareas en función de su importancia, cuándo deben realizarse y cuánto tiempo tomarán para finalizar. Luego, elija las actividades que se clasifiquen más arriba en su lista de prioridades y comprométase a terminarlas independientemente de las posibles distracciones que puedan surgir. Si termina las tareas de mayor prioridad, puede abordar las de menor prioridad (¡o vivir al límite y abandonar el trabajo un poco antes de lo habitual!).
En segundo lugar, sé selectivo al responder a lo que percibes como crisis. Sabes que gran parte de lo que perturba un día son "incendios" inesperados que se deben apagar inmediatamente. Estos eventos imprevistos interrumpen su enfoque, toman su tiempo y configuran su horario, a menudo tan lejos que no puede ponerse al día. Pero en mi experiencia en el mundo de los negocios, he descubierto que muchas de las llamadas crisis no son tan calamitosas como parecen y podrían tratarse en un momento posterior o delegarse en compañeros de trabajo. Recuerde que una emergencia por parte de otra persona no constituye necesariamente una emergencia para usted. Así que sean claros al definir una crisis y estén dispuestos a dejar de lado aquellos que no aclaran completamente ese obstáculo.
Luego, use su asistente administrativo, si tiene uno, como guardián. He descubierto que hay pocas personas más importantes que un "administrador" competente y fuerte. Al educar a su administrador sobre sus nuevos hábitos de trabajo, él o ella pueden rechazar visitantes innecesarios y llamadas no urgentes, así como monitorear su correo electrónico mientras usted " re solos tareas en caso de que haya una emergencia real que requiera su atención.
En cuarto lugar, si trabaja con un equipo, delegue tanto como sea posible para reducir la cantidad de trabajo en su escritorio. He descubierto que esto suele ser un desafío para los tecnólogos por varias razones. Puede amar hacer todo y no querer perderse. Puede creer que es el único en su equipo capaz de completar la tarea según sus rigurosos estándares. O bien, puede ser un fanático del control que simplemente debe estar al tanto de cada pequeña cosa en la pantalla de su radar.
Pero la delegación es ganar-ganar. Te liberas para centrarte en un trabajo realmente importante, elevando así tu productividad y eficiencia. Estás menos estresado y más creativo. Tu equipo gana aún más: se sienten con poder porque has demostrado fe en sus habilidades. Su equipo adquiere una valiosa experiencia que los hace aún más capaces. En realidad estás haciendo lo que se supone que deben hacer los equipos: es decir, trabajar juntos. Y juntos, usted y su equipo logran mucho más.
Maximizar el enfoque
Ahora que ha establecido el escenario para una tarea individual eficaz, su siguiente paso es estructurar su entorno inmediato de una manera que maximice su capacidad de concentración y minimice las posibles distracciones. Estas son algunas de las distracciones multitarea más comunes y las soluciones recomendadas:
Toma disciplina y práctica
¿Recuerdas cuando estabas en la escuela secundaria y tus padres siempre aparecían en tu habitación para ver si estabas trabajando? ¿No sería genial si lo hicieran ahora? Proporcionarían disciplina y te obligarían a concentrarte en una tarea a la vez. Desafortunadamente, probablemente ya estés solo y, como resultado, tengas que disciplinarte a ti mismo. Esto ciertamente puede ser un desafío en un entorno con muchas cosas que hacer y sin tiempo suficiente para hacerlo.
No piense ni por un minuto que implementar estos cambios será fácil. Al igual que muchos tecnólogos, puede ser un adicto a las tareas múltiples, sintiendo la necesidad constante de consultar su correo electrónico, leer las últimas noticias de tecnología o conectarse con colegas. Pero, como con la mayoría de las "adicciones", el reconocimiento y la aceptación son los primeros pasos para "curar".
No recomendaría tratar de romper tu frio pavo multitarea "jones". Un enfoque incremental parece ser más efectivo. Elija una o dos estrategias que he descrito anteriormente y comprométase con ellas. Con dedicación, tiempo y práctica, aprenderá a enfocarse más efectivamente. Y lo mejor de romper sus hábitos de multitarea es que sus beneficios son evidentes y sustanciales.
