¿Alguna vez has escuchado a alguien quejarse de que una reunión fue demasiado corta? (Yo tampoco.) ¿Alguna vez se ha sentido frustrado en una reunión con una charla incoherente masticando tiempo mientras el trabajo sigue sin hacerse … o por los rezagados rutinariamente deambulando con 10 minutos de retraso? En un espíritu de brevedad y productividad, aquí hay 5 pasos simples para reuniones más eficientes y efectivas.
1) Pase el doble de tiempo en la agenda que lo haría normalmente. Un problema que comúnmente afecta a las reuniones no es claro. Si no está exactamente seguro de lo que está tratando de lograr, puede estar seguro de que no sucederá rápidamente. Como organizador de la reunión, es su responsabilidad tener claridad sobre los objetivos. Consulte con otro miembro del equipo si lo necesita; un poco más de tiempo en la parte delantera ahorrará más tiempo en la parte trasera.
2) Pase el doble de tiempo en la lista de asistentes que lo haría normalmente. Pregúntate a ti mismo: ¿Todas estas personas realmente necesitan asistir? ¿O podrían algunos de ellos recibir un breve resumen por correo electrónico o una llamada rápida después? Si puede reducir una lista de reuniones de media hora por, por ejemplo, cuatro personas cuya presencia no es esencial, eso representa dos horas de tiempo productivo devuelto sin esfuerzo a la empresa.
3) Programe la reunión la mitad del tiempo que originalmente tenía la intención de hacerlo. Las reuniones son como acordeones: se extienden naturalmente para ocupar el espacio asignado. Si programa una reunión durante una hora, probablemente se tome todo el tiempo, incluso si una cantidad justa consiste en una conversación amistosa y aleatoria fuera del tema. Con toda probabilidad, si programa la misma reunión durante 30 minutos, hará lo que necesite en el período de tiempo más estricto. Cuando estaba en el mundo corporativo, reducía a la mitad los tiempos de reunión y rara vez me decepcionaba. Pruebe reuniones de dos horas a una hora, reuniones de una hora a 30 minutos y reuniones de 30 minutos a las 15. Mi fuerte sospecha es que funcionarán bien.
4) No comience 1 segundo tarde. Demasiado tiempo se pierde en llegadas tarde. Solía volverme loca que ciertas personas habitualmente llegaran tarde, perdiendo regularmente entre 5 y 10 minutos para todo el grupo y penalizando al puntual. La solución simple? No esperes a los que lleguen tarde. Comience el insant que está programado para. Muy pronto la gente captará la idea … a nadie le gusta sentirse avergonzado por rebuscar en medio de una discusión convincente. Haga esto varias veces y desarrollará una reputación de prontitud. Conocí a muchos (aunque no suficientes) gerentes que tenían una reputación súper puntual y fueron respetados por ello.
5) Considere, si es apropiado para sus necesidades comerciales, celebrar una reunión de pie. De hecho, hay investigaciones intrigantes que muestran que las reuniones stand-up pueden ser más eficientes. En un estudio, los grupos que estaban de pie tomaron aproximadamente un tercio menos de tiempo para tomar decisiones que aquellos que estaban sentados … sin pérdida en la calidad de las decisiones. Por razones logísticas, las reuniones stand-up no siempre son prácticas, pero vale la pena considerarlas.
Una última reflexión (y este análisis siempre debe preceder al punto 1) es preguntarse: ¿realmente necesitamos una reunión? ¿Podría haber otras maneras, unas pocas llamadas telefónicas, un par de conversaciones personales informales, un memorando para el equipo, tal vez, que podría lograr los mismos resultados que una reunión? Hay muchas veces, por supuesto, que necesita una reunión completa, pero nunca es doloroso imponer la disciplina de hacer esa pregunta.
Reconozco que algunas de estas sugerencias, como la optimización de las agendas y las listas de asistentes, requieren que el organizador de la reunión dedique más tiempo al frente, pero confío en que la matemática de la organización sea sólida:
Tiempo ahorrado en una reunión = el tiempo productivo regresó a la empresa … y un poco más de tiempo pasado por uno en la parte delantera es preferible a pasar mucho más tiempo por muchos en la parte final.
Este artículo apareció por primera vez en Forbes.com.
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Victor es el autor de The Type B Manager: líder exitoso en un mundo tipo A (Prentice Hall Press).
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