El correo electrónico ofrece una manera rápida y, a menudo, muy conveniente para interactuar con nuestros amigos, familiares y compañeros de trabajo. No hay que esperar una reunión cara a cara para comunicar rápidamente la información que necesitamos compartir con los miembros de nuestro círculo social. Desafortunadamente, dado que los correos electrónicos no se comunican en tiempo real o en presencia de nuestros destinatarios, podemos hacer que nuestros mensajes se malinterpreten inadvertidamente. No puede detenerse a mitad de la frase en un correo electrónico cuando vea que está haciendo que la otra persona se sienta triste, enojada o simplemente estresada.
También recibimos demasiados correos electrónicos, y cuanto más larga sea su bandeja de entrada, menos tiempo tendrá (o sentirá que tiene) para responder a cada mensaje. Es posible que esté respondiendo al correo electrónico cuando está cansado al final del día, medio despierto a la mitad de la noche o cuando se despierta porque aún se quita el sueño de los ojos. Tal vez esté en su dispositivo móvil, lo que le hace sentir que necesita menos edición antes de presionar el botón "enviar".
También es posible que no te des cuenta cuando estás siendo grosero. Lo que parece ser un comentario o respuesta práctico a una pregunta en su opinión, suena duro y crítico para su destinatario. La crítica puede estar justificada, pero debido a que la comunicación es unidireccional, no se puede enmarcar en términos que puedan suavizar el golpe. Pegar un emoticón al final del mensaje tampoco servirá. Recuerde que su correo electrónico se está leyendo sin ninguna otra información contextual que pueda proporcionar la crítica de la vida real. Un signo de exclamación colocado incorrectamente puede incluso hacer que su crítica suene punitiva ("¡Llegaste tarde otra vez!" Vs. "Llegaste tarde otra vez").
La investigación sobre la dinámica interpersonal del lugar de trabajo muestra que los empleados que son los objetivos de los supervisores o compañeros de trabajo que interactúan negativamente con ellos en el trabajo son menos productivos. No solo los niveles de estrés se disparan cuando alguien los trata groseramente, sino que pierden la capacidad de dedicar sus recursos mentales a las tareas que tienen entre manos. Del mismo modo, los agentes de servicio al cliente en los centros de llamadas funcionan peor cuando las personas en el otro extremo del teléfono se vuelven abusivas.
Con estos antecedentes en mente, el psicólogo de la Universidad de Quinnipiac, Gary Giumetti y sus colegas (2013) llevaron a cabo un estudio experimental en el que investigaron el impacto de recibir mensajes de correo electrónico de "supervisores" que eran incivilizados o de apoyo. Los mensajes de correo electrónico se entregaron mientras los participantes completaron una serie de tareas de matemáticas.
Entre los ejemplos de correos incívicos se incluyen: "No podría tener menos confianza en tu capacidad, pero aquí está el siguiente conjunto de todos modos" y "prueba estas próximas tareas, genio". (¿Captar el sarcasmo?). Estos se ajustan al criterio de ser condescendientes o burlones. En contraste, los correos electrónicos de apoyo decían "definitivamente aprecio su ayuda en estas tareas" y "realmente aprecio sus esfuerzos en estas tareas". Tales declaraciones reflejaron un comentario supervisor positivo en el lugar de trabajo que muestra que las contribuciones de los empleados son valiosas.
Giumetti y su equipo midieron los niveles de productividad y de estrés de sus estudiantes de pregrado en estas dos condiciones. Los participantes que recibieron correos electrónicos incívicos informaron que tenían menos energía mental, emocional y social de la que tenían cuando los correos electrónicos fueron de apoyo. Su estado de ánimo era más probable que fuera negativo, estaban menos comprometidos con la tarea y su desempeño sufría.
Aunque los estudiantes en este estudio no mostraron niveles de estrés fisiológico más altos, es posible que en una situación de la vida real, la exposición persistente a la retroalimentación no civil por correo electrónico de los supervisores tenga efectos perjudiciales. Con el tiempo, los empleados expuestos a supervisores incívicos experimentan más problemas de salud relacionados con el estrés, especialmente cuando sus recursos de afrontamiento comienzan a deshilacharse bajo la presión constante.
Los correos electrónicos que estos estudiantes recibieron fueron incivilizados, pero no fueron tan duros o groseros como podrían haber sido. Además, los estudiantes no tenían una participación en el juego como lo hacemos cuando interactuamos con nuestros supervisores, amigos y familias en nuestra vida diaria.
Extrapolando a esas situaciones cotidianas, los efectos dañinos de las comunicaciones por correo electrónico groseras, inciviles o descorteses solo pueden ser mucho peores. Los padres regañan a sus hijos, los cónyuges que expresan su enojo o incluso decepción, y los amigos que rechazan invitaciones o consejos son solo algunos ejemplos del tipo de comunicaciones por correo electrónico que pueden llevar a los destinatarios a sentirse mentalmente agotados.
¿Cómo puede evitar ser involuntariamente grosero en su propia comunicación por correo electrónico? ¿Hay formas de comunicar sentimientos negativos en los correos electrónicos que no reducen o menosprecian a tus amigos, amantes o compañeros de trabajo? Aquí hay 5 implicaciones del estudio que puede aplicar a su vida diaria:
1. El primer paso para apuntalar a las personas con las que necesita compartir los comentarios es traducir la crítica en términos que la atenúen con apoyo. Como profesores, se nos enseña a usar el "sandwich de la crítica" donde comenzamos con algo positivo ("has puesto mucho esfuerzo en este artículo), luego insertas tus críticas, aunque de una manera neutral y objetiva (" estos son las áreas que necesitan trabajo "), y terminan con una nota positiva (" Espero ver tu próximo borrador "). Cortar las dos rebanadas de pan en la parte superior e inferior del interior del emparedado solo hará que el alumno se sienta mal y probablemente lo lleve a cometer aún más errores o, lo que es peor, se rinda por completo.
En sus propios correos electrónicos a aquellos en sus círculos personales y profesionales, considere el mismo enfoque cuando se trata de críticas o decepciones que tiene que ofrecer. Sandwich la crítica entre dos rebanadas de pan blanco fácilmente digerido.
2. Los correos electrónicos que escribe deben ser siempre los que se tome el tiempo de estudiar antes de presionar esa tecla de envío fatal. Obviamente, algunos están bien para escribir rápidamente y sobre la marcha. "Te veo a las 4" requiere poca deliberación (aunque asegúrate de no haber escrito "5" en su lugar). Los correos electrónicos que necesita estudiar con más cuidado se refieren a las situaciones más delicadas en las que está compartiendo información que puede ser potencialmente malinterpretada.
3. Incluso es aconsejable, si la situación es suficientemente complicada, que usted escriba el correo electrónico y luego lo guarde como borrador antes de enviarlo (especialmente para las misivas de media noche, medio dormidas). Si no conoce muy bien al destinatario, o si está escribiendo para solicitar ayuda de alguien que no conoce en absoluto, como un agente de servicio al cliente, asegúrese de que su idioma sea respetuoso y considerado. Termine diciendo "Gracias" o "¡Gracias!" A toda costa, evite usar TODOS LOS MAYÚSCULAS, que son el equivalente a un correo electrónico de gritar en la cara de alguien.
4, después de haber escrito su correo electrónico, use algo de empatía . Lea su correo electrónico como si lo estuviera recibiendo de otra persona. ¿Cómo te haría sentir? ¿Te sentirías molesto, entristecido o autocrítico? Si es así, entonces necesita volver a redactar el correo electrónico para suavizar el idioma y el tono.
5, No hace falta decir, ten cuidado con ese terror sagrado de la opción "responder a todos". Los correos electrónicos que provienen de un grupo son especialmente peligrosos si no se detiene antes de responder. Sin embargo, también puede sufrir la función de autocorrección en la que su proveedor de correo electrónico completa las direcciones de correo electrónico por usted. "Erik" puede ser alguien con quien quieras compartir tus sentimientos personales; "Eric" puede ser un compañero de trabajo que apenas conoces y que estaría desconcertado por tu mensaje.
La moraleja de la historia es simple: nunca escriba un correo electrónico que le avergonzaría ver impreso en papel. Puedes escribir en el ciberespacio, pero recuerda que es una persona al otro lado de ese mensaje. Mantenga sus correos electrónicos civilizados, respetuosos y cuidadosamente compuestos, y sus comunicaciones en línea le serán útiles.
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Copyright Susan Krauss Whitbourne, Ph.D. 2013
Referencia:
Giumetti, GW, Hatfield, AL, Scisco, JL, Schroeder, AN, Muth, ER, y Kowalski, RM (2013). ¡Qué grosero correo electrónico! Examinar los efectos diferenciales de la incivilidad versus el apoyo en el estado de ánimo, la energía, el compromiso y el rendimiento en un contexto en línea. Revista de Psicología de la Salud Ocupacional, 18 (3), 297-309. doi: 10.1037 / a0032851
