Un sistema de organización bastante bueno para pensadores no lineales
Con dos hijos y un esposo con "desafíos organizativos", he escrito sobre estrategias organizativas anteriormente. Mantenerse organizado reduce la ansiedad. Si tratamos de mantener todo en nuestra cabeza sin un sistema organizacional, seguimos volviendo a cosas que sabemos que debemos recordar. Esto aumenta nuestra carga cognitiva y nos hace entrar en pánico. Escribir cosas es tranquilizador (lea Cómo hacer las cosas y reducir la ansiedad para algunos métodos de hacerlo).
La clave de cualquier sistema de organización es usarlo . Desafortunadamente, la mayoría de los sistemas organizadores son desarrollados por pensadores lineales: aquellos estudiantes que comienzan cada semestre anotando cada tarea en su planificador de color (perfectamente ordenado), actualizan sus listas de tareas diarias y tienen armarios perfectamente organizados. Amo a esas personas; Me he vinculado con los estudiantes sobre el amor compartido por las plumas estilográficas y las animadas discusiones sobre el tipo perfecto de computadora portátil para usar en diferentes tipos de proyectos. Pero eso no es lo que soy y no es así como trabajo.
Soy una persona organizada, pero no soy un pensador lineal. Mi pensamiento tiende a agruparse por proyectos, con una idea girando en otras cinco direcciones. Abrir un libro para comenzar a escribir una conferencia me recuerda que tengo que recoger comida para las gallinas. Escribirlo me da una nueva idea para un proyecto de investigación. Necesito un sistema de organización que me permita canalizar la fuerza real de poder hacer conexiones entre ideas en lugar de tratar de exprimirlo en un molde lineal.
Si es así, este sistema puede funcionar para usted. Está construido sobre tres principios simples:
- Logros de recompensa
- Planea por adelantado
- Reducir la carga cognitiva y la ansiedad
Requiere dos herramientas:
- Un diario (cualquier tipo de cuaderno que te gusta llevar)
- Un calendario
Puede hacerlo electrónicamente, pero existen ventajas reales al usar un diario en papel. Te ralentiza y escribir a mano activa diferentes partes de nuestro cerebro que trabajando con un teclado.
El sistema bastante bueno Paso I: escribir
El objetivo del sistema Pretty Good es el mismo que el de cualquier otro sistema: anotar todo lo que tiene que hacer para que no se olvide de las cosas. La mayoría de los sistemas comienzan pidiéndole que escriba todo lo que necesita hacer, cada cosa. Es abrumador, catártico a veces, y siempre útil. Pero es deprimente porque mis listas son interminables y nunca terminé de hacer todo.
Así que comencemos con las cosas divertidas: ¡recompensa!
Registre su día. Abra su diario. Escribe la fecha en la parte superior. Luego comienza a enumerar todo lo que hayas hecho hoy. Deléitate con eso.
¡Esto se siente genial! No te limites. No piense en todo lo que podría / debería / haría. Si estuvieras realmente feliz con el conjunto que reuniste esta mañana, escríbelo. Celebra ese logro! Si eso le recuerda cómo condujo a su hija a la escuela y ella recordó preparar su propio almuerzo y le dijo que lo amaba, escríbalo. El objetivo de esto es solo un vertedero mental; sácalo en papel para que puedas verlo y convertirlo en una lista. Muchos puntos individuales que no tienen sentido para nadie más que usted.
Comience una lista de tareas pendientes. Mientras escribes todo eso, apuesto a que vendrán muchas otras cosas a la mente. Lo hace por mi Escribo que alimenté a las gallinas y me recuerda que ya casi no tengo comida y que necesito comprar algo más. ¡Excelente! Eso es parte de lo que escribir para ti hace por ti; te recuerda otras cosas relacionadas con lo que anotas. En el lado izquierdo de la página (siempre escribo mi registro en la página derecha de mi diario), comienzo a anotar las cosas que recordaba que tenía que hacer.
Actualiza tu calendario. También me recordarán otras cosas que debo recordar que son específicas del tiempo . Recordaré que concerté una cita con un alumno o que tengo un capítulo para el sábado. Por eso tengo mi calendario a mano mientras escribo lo que he hecho. En cualquier momento específico, escribo allí. También revisaré mi calendario para ver cosas relacionadas con lo que hice hoy y para ver cuánto tiempo tendré que hacer las cosas mañana.
Haz tareas cortas ahora. El otro tipo de cosas que surge cuando guardo mi registro es una serie de pequeñas tareas tontas que tomarán alrededor de dos minutos cada una. ¿Por qué digo dos minutos? Porque en el excelente libro de David Allen Getting Things Done, argumenta que si tienes un trabajo que te llevará menos de dos minutos completarlo, debes hacerlo tan pronto como lo pienses. ¿Por qué? Porque lleva más tiempo escribirlo y recuerda hacerlo más tarde que hacerlo. Además, va a colgar sobre tu cabeza hasta que lo hagas, con toda la ansiedad que causa. Entonces, si anotar que di una conferencia sobre ANOVA me recuerda que tengo que organizar una reunión con un alumno, lanzaré ese correo electrónico en ese mismo momento; nunca llega a mi lista de cosas por hacer y no tengo que pensar en ello otra vez.
Anota buenas ideas. Finalmente, el registro puede recordarme las buenas ideas que tuve o ayudarme a hacer conexiones que no había hecho antes. Los anotaré en mi registro o, mejor aún, daré vuelta la página y los anotaré en una página limpia para pensar más adelante.
Resumen: ¿Qué he hecho?
- Escribí una lista de todo lo que terminé y todos los aspectos más destacados de mi día.
- Genere una lista de tareas que necesito hacer en el futuro
- Actualicé mi calendario
- Tengo un montón de pequeñas cosas colgantes fuera del camino
- Anoté una buena idea o dos
Esto probablemente me tomó 15 minutos. (15 minutos, a menos que me atraparan en mi correo electrónico o en una búsqueda en línea, algo que requiere disciplina para evitar. Esta es otra razón para escribir a mano y simplemente usar un teclado para tareas cortas y de calendario).
El sistema bastante bueno Paso dos: revisión
Los organizadores funcionan cuando las personas los usan y cuando los revisan . En otras palabras, escribir cosas es un paso necesario pero no suficiente para organizarse. Como tomar notas, la clave no está en la escritura, está en el procesamiento.
El segundo paso del sistema Pretty Good es echar un vistazo a los últimos días de su revista. Celebra una vez más que tu hijo obtuvo una B en su papel y que finalmente enviaste ese informe en el que has estado trabajando. Pero también revise las últimas listas de tareas pendientes y vea si hay algo en ellas que deba agregarse hoy.
Una vez hecho esto, tómese unos segundos para resaltar qué es lo más importante que realmente se debe hacer en el futuro y quizás un proyecto ambicioso que desea avanzar. Sea realista: estoy feliz de eliminar dos o tres cosas de mi lista. Esto no significa que no estoy haciendo cosas, pero surgieron cosas nuevas que no anticipé. El objetivo es seguir nadando, no para ganar el oro olímpico.
Algunos consejos y trucos
Usar un organizador se trata de mantener su vida en común, no de pasar su vida haciendo que su organizador luzca como si fuera un premio de diseño gráfico. (Las revistas Bullet pueden ser espectacularmente hermosas, pero eso es un hobby, no una herramienta.) Sin embargo, hay cosas que pueden hacer que el Bastante Bueno Sistema básico funcione aún mejor.
Compre un cuaderno. Puede usar el sistema Pretty Good en trozos de papel, pero me gusta tener una libreta que pueda llevar conmigo. De hecho, me gusta tener un buen diario económico que sea fácil de ver en mi escritorio para llevar conmigo. La ventaja de usar una computadora portátil es que te permite mirar hacia atrás. Si tiene uno que sea fácil de detectar y que le guste, lo usará con más frecuencia.
Como digo, tiendo a mantener mi "registro" en el lado derecho de las páginas, y mi "tarea pendiente" a la izquierda para poder ver ambas listas al mismo tiempo y no tener que voltear las páginas. Personalmente me gusta usar papel cuadriculado para mantener listas porque todo se alinea. Es posible que le guste el papel normal mejor.
Escribir a mano. Como dije antes, hay ventajas reales al usar un periódico en lugar de un diario electrónico. Los teclados te llevan a una mentalidad lineal. Lo bueno del sistema Good Enough es que te permite surfear el flujo de tu mente fluida.
No creo que el formato del calendario importe (yo uso uno electrónico). Sin embargo, si desea lo mejor de ambos mundos, puede fotografiar su diario e importar las imágenes en un cuaderno electrónico como OneNote o EverNote. Incluso escanearán su escritura y la convertirán en texto de búsqueda. Si busca en línea, incluso encontrará diarios en papel que se importan directamente en sistemas electrónicos.
Encontrando cosas Robé dos ideas importantes de la gente del diario bala: usar símbolos y construir un índice.
Como dije antes, utilizo mi diario para llevar un registro de muchas cosas además de mis listas de "registro" y "para hacer". Lo uso para cualquier cosa que quiera encontrar más adelante: notas para una demostración que voy a hacer o pensamientos sobre lo que quiero hacer para la clase la próxima semana. No mantengo esto organizado en ningún lugar en particular, solo comienzo en la parte delantera del cuaderno y uso la siguiente página libre para escribir la siguiente idea que tengo. En otras palabras, mis registros, lista de tareas y otras cosas misceláneas simplemente se mezclan en mi diario en el orden en que suceden. (Bonificación: esto es mucho menos costoso porque no gasto dinero en diarios medio vacíos con secciones parcialmente llenas que nunca utilicé).
Para encontrar cosas, uso símbolos de marcadores y un índice. Ambos sistemas me permiten seguir con mi pensamiento fluido y no lineal, pero en realidad encuentro cosas nuevamente cuando las quiero sin perder mucho tiempo.
- Símbolos de marcadores: en todas mis páginas de registro, garabateo en la esquina superior derecha de la página con un triángulo. ¿Por qué? Porque cuando hojeo mi libro, todas las esquinas oscuras se destacan. Sencillo.
- Más símbolos : tengo algunos otros símbolos; Dibujé pequeños cuadrados en el lado de las páginas que tienen que ver con mi trabajo como jefe de departamento. El color en la esquina inferior de las páginas tiene que ver con las ideas de investigación. La misma idea simple: los símbolos se destacan por lo que reduce mi patrón de búsqueda cuando estoy hojeando mi Diario. Si sé cuándo lo escribí y sé de qué se trataba, no es tan difícil de encontrar. No uses demasiados. La mayoría de las veces tendrá una idea bastante buena cuando surja una idea y todas sus entradas de registro tengan fechas. Eso realmente limita dónde debes mirar.
- Índices: Desarrollar un índice es mucho más fácil de lo que parece. Dejo en blanco las primeras páginas de mi revista. Numero todas las páginas en mi diario. Cuando escribo algo importante que sé que querré encontrar más adelante, voy a mi página de índice. Anoto el número de página y qué es lo que necesitaré recordar. Cuando lo quiero más tarde, solo tengo que mirar la lista en la página de índice en lugar de buscar todo el libro. Fácil.
Intentalo. Son 15 minutos al final del día. Se siente bastante bien. Funciona bastante bien también.
(c) Nancy Darling, 2017
