Dispositivos móviles y reuniones

Hace algunas semanas, estaba fuera del sitio en la oficina de un cliente pequeño que facilitaba una sesión de estrategia de marketing. Al principio, todos los que estaban en la sala revisaban constantemente sus teléfonos celulares en busca de mensajes de correo electrónico, mensajes de texto e intentaban estar en la reunión y trabajando, al mismo tiempo.

Cuando sugerí que iríamos más lejos en menos tiempo al centrarnos en la agenda que teníamos delante y guardar la electrónica durante unas horas, recibí miradas que gritaban todo, desde "Seguramente debes estar bromeando" para: "¡Hereje!"

"Necesito verificar mi correo electrónico", tartamudeó un participante. "Estoy en la fecha límite para un proyecto", dijo otro, apenas levantando la vista de su teclado para aclarar el punto. "Pero siempre respondemos nuestros teléfonos, incluso en las reuniones", dijo otro.

Te ahorraré los detalles desagradables, pero lo que siguió fue una discusión sobre cómo el uso constante de la tecnología afecta nuestro enfoque (por lo tanto, la productividad) e incluso nuestra cordura.

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Parece que las cosas se salieron de control, que una encuesta de junio de 2011 de Qumu realizada por Harris Interactive reveló que el 62 por ciento de los encuestados creía que durante las reuniones de trabajo sus compañeros de trabajo echaban un vistazo a sus dispositivos móviles. Esto es lo que pensaban que estaba pasando entre sus compañeros de trabajo:

47% – Ocultaron su dispositivo móvil debajo de la mesa
42% – Se excusaron para ir al baño
35% – Oculta su dispositivo móvil en sus carpetas / cuadernos / papeles
9% – Fingió atar sus zapatos
8% – Crea una distracción

Curiosamente, el 37 por ciento de los encuestados no pensó que era necesario "echar un vistazo furtivo": pensaban que la gente simplemente miraría sus dispositivos móviles a simple vista. Es una pendiente resbaladiza, y parece que la vergüenza de no prestar toda la atención en una reunión ha sido superada por la importancia auto justificada de estar conectado, sin importar qué.

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El verdadero problema de toda esta locura móvil es que puede afectar gravemente nuestras relaciones con los demás en el trabajo y ha demostrado reducir drásticamente nuestra productividad.

En un estudio, el Instituto de Psiquiatría de la Universidad de Londres descubrió que cuando los trabajadores hacen malabarismos constantemente con correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes de texto, su coeficiente intelectual disminuye 10 puntos.

Otro estudio de Rubinstein, Meyer y Evans descubrió que cuando las personas intercambiaban tareas entre ellas, había una pérdida sustancial de eficiencia y precisión, en algunos casos hasta el 50 por ciento.

En mi experiencia, las pequeñas empresas sufren tanto como las grandes corporaciones por su constante comprobación de teléfonos celulares en reuniones importantes e incluso en conversaciones individuales.

Y mientras que las grandes empresas tienen un grupo mucho más grande de personal para amortiguar el impacto, las pequeñas empresas son, por naturaleza, estrictas con los recursos de las personas y necesitan obtener la mayor productividad de las que sí tienen.

Pero la mayoría de nosotros no necesita un estudio para decirnos lo que vemos frente a nuestros ojos a diario, esa distracción es mala para los negocios. Entonces, si está listo para dar el salto y soltar su dispositivo móvil en las reuniones, aquí hay algunas formas en que puede alejarse del teléfono celular y encontrarse cara a cara con su enfoque.

• Establezca la política de la compañía de no usar teléfonos celulares durante almuerzos de negocios, reuniones individuales con el personal y los clientes o reuniones grupales.

• No traiga su computadora a reuniones para tomar notas. En su lugar, use un dispositivo de grabación o tome notas de la manera antigua, en papel con un bolígrafo. Si necesita usar su computadora para tomar notas, use un programa de software para bloquear su correo electrónico durante la reunión.

• Crea un recuadro de recolección de teléfonos celulares y reúne todos los teléfonos celulares al comienzo de las reuniones y repártelos al final.

Si todo esto no es suficiente para que desees arrojar tu teléfono móvil por la ventana durante tu próxima reunión, considera este informe de TeleNav, donde un tercio de nosotros preferiría renunciar a tener relaciones sexuales que parte, aunque sea brevemente, con nuestros teléfonos.

¿De qué manera el uso de teléfonos celulares durante las reuniones ha afectado su productividad? Nos encantaría escuchar tus comentarios.

Karen Leland es periodista independiente, autora de best-sellers y presidenta de Sterling Marketing Group, donde ayuda a las empresas a crear contenidos despiadados y negociar el mundo cableado del panorama actual de los medios, a través de prácticas de marketing modernas, desarrollo de negocios, relaciones públicas y redes sociales. Ella escribe una columna semanal de pequeñas empresas para Xero.com, un software de contabilidad en línea para pequeñas empresas. Para preguntas o comentarios, contáctela en [email protected].