Administrando Multi Taskers

El equipo "Boston Globe" de Spotlight tuvo un artículo de 2015 sobre los cirujanos del Massachusetts General Hospital (MGH) que programan dos operaciones al mismo tiempo. El artículo dejó en claro que MGH no es el único en hacer esto y el hospital defendió su práctica. (2015) Cualquier persona que haya tenido extensos procedimientos dentales está familiarizada con los dentistas que operan con dos o más pacientes al mismo tiempo.

El procedimiento es común. ¿Es una buena práctica? Lo que MGH ha hecho es institucionalizar, permitir e incluso enorgullecerse de sus cirujanos de tareas múltiples.

¿Cuáles son las implicaciones para usted como líder y para su organización?

¿Cuál es la evidencia?

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Todos los días hacemos múltiples tareas. No es bueno ni malo Nosotros lo hacemos.

Pero cuando dos o más tareas requieren concentración, entonces se requiere la interrupción de una línea de pensamiento para enfocarse en otra cosa.

Y eso es lo que aborda este artículo hoy.

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Eric Blumberg y sus colegas citan que puede haber hasta doce interrupciones por hora en un día de trabajo típico. El artículo describe cómo las interrupciones conducen a un mayor error de tarea y tiempos de finalización más largos. Está bien documentado que la interrupción de las enfermeras mientras están de servicio conduce a errores de medicación del paciente. (2014)

Si el cerebro es bueno para la multitarea, las interrupciones no deberían ser problemas importantes.

Porciones del cerebro hacen un trabajo espectacular de multitarea.

Si lees este artículo mientras acampa en el bosque, tu cerebro está haciendo un trabajo magistral de tareas múltiples:

(1) captar las ideas del ensayo, (2) determinar su ritmo respiratorio, (3) determinar su frecuencia cardíaca, (4) permanecer alerta ante estímulos que puedan indicar peligro (5) permanecer alerta de que el incendio que usted creó continúa ardiendo a la intensidad adecuada.

Todas estas cinco tareas las realiza tu cerebro al mismo tiempo. El cerebro es un asistente multitarea.

Los cirujanos, dentistas y líderes empresariales pueden señalar fácilmente la capacidad multitarea del cerebro para justificar su comportamiento.

Sí, pero….

El psicólogo ganador del Premio Noble Daniel Kahneman nos ayuda a comprender la belleza y la limitación de la multitarea en su libro de 2011, Pensar rápido y lento.

En el libro, argumenta que hay una parte del cerebro que piensa muy rápido y realiza tareas múltiples con una capacidad asombrosa. Esta parte "rápida" del cerebro es la parte más primitiva de nuestro cerebro. La parte "lenta" de nuestros cerebros estructura las ideas y es excelente para tomar decisiones que requieren un pensamiento analítico. De acuerdo con Kanehman, la corteza cerebral hace un trabajo terrible de tareas múltiples.

Por lo tanto, en el ejemplo anterior, la corteza cerebral solo se dedica a una tarea: leer este artículo. La parte rápida de tu cerebro está haciendo su excelente trabajo habitual en multitarea.

Si interrumpe la corteza cerebral en el medio de una tarea, se recuperará. Pero habrá una reducción de la eficiencia, como que las enfermeras cometan más errores de medicación con los pacientes.

Realizar más de una operación al mismo tiempo puede justificarse si existe una certeza cercana al 100% de que el procedimiento es tan conocido por el cirujano, es casi una memoria muscular. Algunos dentistas pueden ver los empastes de rutina como ejemplos. La limpieza de los dientes sería un ejemplo. La memoria muscular significa que la actividad está muy bien aprendida, la corteza cerebral no necesita involucrarse.

Llevando estas ideas al trabajo:

Dada la evidencia, ¿cómo puede manejarse a sí mismo y a los demás para crear una cultura que respete la necesidad de la corteza cerebral de enfocarse en una cosa a la vez pero prosperar en una cultura que promueve la multitarea?

Haga circular este artículo entre sus colegas y use el artículo para justificar la compra de un cartel deslizante que diga "Bienvenido" o "Por favor llame más tarde". Lo desliza al mensaje apropiado en su puerta o cubículo. Encuentra algo como eso si puedes. La idea del signo es enviar señales a otros cuando se interrumpe y cuando no se interrumpe.

Signos como estos se pueden comprar en línea.

Si administra un departamento, qué tal comprar el mismo letrero para que todos en el departamento lo coloquen en la puerta de su oficina, cubículo o espacio de trabajo. Brinde a todos la capacidad de concentrarse en la tarea a mano sin interrupción.

Al ser el que da el signo, el signo de un individuo se convierte en "antisocial" y se convierte en una norma cultural que respeta la necesidad de no tener interrupciones.

Este problema se vuelve importante con la preferencia de diseño de la oficina actual para que los colegas de trabajo compartan espacios abiertos. Dichos espacios abiertos requieren aún más explícita sobre los límites sin ser ofensivos.

Recuerde que la justificación corporativa es la evidencia de que la interrupción de la concentración reduce la eficiencia y aumenta el error.

Gestión de su equipo:

Como parte de la estructura en curso para la gestión de reuniones presenciales o virtuales, indique lo siguiente al comienzo de cada reunión. "Por favor, apague sus dispositivos durante los próximos treinta minutos para que pueda ayudarnos a enfocarnos.

Su equipo puede creer que pueden leer correos electrónicos y escuchar los informes de sus colegas. De hecho, pueden hacerlo mientras ambos sean rutinarios. Pero si tanto el correo electrónico como los informes requieren la participación de la corteza cerebral, las respuestas a ambas sufrirán. El cerebro como un todo está construido para tareas múltiples: la corteza cerebral no lo es.

Estructurar las descripciones de trabajo para incluir esta frase: "el titular será un miembro de colaboración, buscando ayudar a los miembros del equipo dentro de nuestro grupo y en otras áreas tocando el servicio al cliente". Deje en claro que tener una reputación de responder correos electrónicos en reuniones de equipo las responsabilidades del trabajo. No se trata de ser grosero. Se trata de no hacer el trabajo.

La hora de los cincuenta minutos:

Si las reuniones son de una hora, permita un descanso de diez minutos a los treinta minutos de la reunión para que las personas usen la sala de descanso o revisen sus correos electrónicos / textos. Incluso pueden usar sus diez minutos para participar en conversaciones paralelas que podrían beneficiar al equipo. Ponga el descanso a la mitad de la hora y no al final para sacar provecho de las conversaciones de la barra lateral. Desea que las personas hablen entre sí y no quiere que se lo conozca como alguien que priva a su equipo de la capacidad de responder mensajes de correo electrónico y mensajes de texto urgentes.

Pasar a una hora de cincuenta minutos no significa que logrará menos. Dada la pérdida de atención que actualmente sufre por la forma en que estructura las reuniones tradicionales, en realidad puede lograr más en cincuenta minutos de lo que ha logrado en sesenta.

Los maestros también pueden considerar mudarse a una hora de 50 minutos también.

Llevando estas ideas a casa:

Si está trabajando en casa y tiene hijos pequeños, cómprese un sombrero inusual para usar solo cuando desee que sus hijos "pretendan que soy invisible". Uno de los autores usó un gorro de deerstalker rojo brillante para este propósito. Y solo se usó para transmitir el mensaje "sin interrupción, por favor". El mensaje positivo "pretender que soy invisible" es más fácil de explicar a los niños que el negativo "por favor no me interrumpan".

El último psicólogo de la Universidad de Brandeis, Abraham Maslow, utilizó la misma técnica cuando trabajaba en casa con sus hijos pequeños. Él empleó un casco de bombero.

Usted quiere un sombrero que solo puede usarse para este propósito y desea eliminarlo cuando corresponda.

Si te gusta la idea del sombrero de bombero, busca el término. Puedes pedir una versión real y de juguete del sombrero.

Recuerde que el uso excesivo del sombrero crea problemas. Mantener el letrero de su puerta permanentemente en "Come Back Later" también crea problemas.

Estas son herramientas. Usa herramientas con juicio. Para eso es tu corteza cerebral.

Referencias

Boston Globe Spotlight: ¿dos operaciones a la vez? http://www.boston.com/news/local/massachusetts/2015/10/25/globe-spotligh…

Blumberg, EJ, Foroughi, CK, Scheldrup, MR, Peterson, MS, Boehm-Davis, DA, y Parasuraman, R. (2014). Reducir los efectos disruptivos de las interrupciones con estimulación cerebral no invasiva. Factores humanos: El Diario de la Sociedad de Factores Humanos y Ergonomía, 0018720814565189.

Kahneman, D. (2011). Pensando, rápido y lento. Macmillan.

Mi puerta firme. http://www.mydoorsign.com/MDS/QS/welcome_please_call_back_later_signs.aspx