Organización y administración del tiempo desde adentro hacia afuera

La mayoría de nosotros desearía que estuviéramos mejor organizados y pudiéramos administrar mejor nuestro tiempo. Para ayudar, en la entrevista de hoy de The Eminents , hablé con Julie Morgenstern.

Sus libros clásicos, Organizing From the Inside Out y Time Management From the Inside Out , se han desarrollado como especiales de PBS. Ha aparecido en Good Morning America, Today Show y Oprah Winfrey Show. Ha sido consultora de organizaciones de Microsoft a NBC-Newsroom en la oficina del alcalde de la ciudad de Nueva York. Ha sido entrevistada y citada en el New York Times, TIME, Wall Street Journal, incluso Men's Health.

MN: La mayoría de nosotros elegimos nuestra carrera en parte debido a un problema personal. ¿Tuviste un problema con la organización?

JM: lo hice. Al crecer, me sentí notoriamente desorganizado. Viví fuera de pilas. No había espacio claro en mi habitación. Me encantaron las cosas Yo era una persona de teatro, así que cada objeto, hasta un menú con un lindo dibujo que podría inspirar una obra de teatro, se sentaría en mi piso. Me enviaban periódicamente a mi habitación durante el fin de semana hasta que mi madre podía ver un camino claro desde mi puerta hasta mi cama. Me pasaba todo el fin de semana haciendo la excavación arquitectónica y una hora antes de que terminara el fin de semana, mis padres tocaban la puerta y decían que se veía peor que el viernes. Entonces, para cumplir con la fecha límite, simplemente volvía a poner todo dentro de los cajones y armarios.

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Tuve una tía increíblemente organizada. Pensé: "¿No tiene nada mejor que hacer con su vida que etiquetar todo?" Pero cuando llegué a la escuela de posgrado, mi desorganización me atrapó. Estuve en la escuela durante el día, en el ensayo por la noche y los fines de semana. Con mi falta de organización, no podía hacer todo lo necesario para que se hiciera.

MN: ¿Qué te ayudó a mejorar?

JM: Estaba muy motivado para cambiar porque amaba el teatro, y luego de casarme, decidí que no podía imponer mi desorganización a mi esposo.

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Empecé muy pequeño. Lo creas o no, lo primero que organicé fue la bolsa de pañales. Eso es porque mi bebé acababa de despertarse de una siesta y era un hermoso día de verano, un momento perfecto para dar un primer paseo. Pero en medio del desorden de mi lugar, cuando encontré todo lo que necesitaba ir en la bolsa de pañales, habían pasado dos horas hasta que mi bebé se durmió y me perdí el momento. Decidí en ese momento que no quería que mi desorganización causara que mi hija perdiera oportunidades.

MN: Tu libro, Organizing from the Inside Out, difería de los libros anteriores porque se centraba en las barreras internas de las personas para organizarse. Ahora, casi 20 años después, ¿crees que el interno merece tanto enfoque?

JM: Sí. Es un error tratar de organizar basado en lo superficial. Primero debes mirar hacia adentro. Pregúntese por qué quiere ser organizado? ¿Qué te impide organizarse? ¿Qué tan organizado estás? ¿Eres tan perfeccionista que te sientes abrumado al pensar cuánto tendrías que hacer? ¿Tienes miedo de fallar en eso, tal vez tener éxito por un tiempo, pero inevitablemente volver a caer en sus viejas costumbres? ¿Teme que si está organizado, su creatividad disminuirá?

MN: Desde que escribió ese libro por primera vez, ¿ha cambiado su comprensión de las barreras internas de las personas a la organización?

JM: Lo único que ha evolucionado es que he llegado a comprender la diferencia entre organización y decluttering. Organizar se trata de que tu vida actual sea más eficiente. Decluttering se trata de aligerar su carga para que pueda avanzar a la próxima etapa de la vida. Cuando los niños se van a la universidad, están en una etapa de decluttering: necesitan lanzar la mayoría de sus cosas de la infancia. Entre los 20 y los 40 años, estás en el modo de adquisición mientras estás creando un hogar. Después de convertirse en un nido vacío, comienza a decluttering nuevamente.

MN: ¿Han cambiado las tácticas de comportamiento que recomiendas para organizarse?

JM: Han demostrado ser intemporales y funcionan. Por ejemplo, comience con una esquina de la habitación en la que pasa la mayor parte del tiempo. De esta forma, ambos obtendrán el beneficio todos los días y eso aumentará su motivación para abordar otras salas.

MN: ¿Cuál es otra táctica de organización que es importante?

JM: Analiza / strategize / attack. Cuando la desorganización está en su apogeo, no es natural detenerse y reflexionar: el impulso es simplemente sumergirse y atacar. Pero si primero se toma un poco de tiempo para analizar y elaborar estrategias, lo más probable es que se centre en una solución que funcione para usted.

MN: Antes de que escribieras tu libro, Administración del tiempo desde adentro hacia afuera , ¿ tuviste un problema con la administración del tiempo?

JM: Totalmente. Todos los periódicos llegaron tarde. Siempre llegaba tarde. Tengo mi trabajo hecho tarde. Tenía que trabajar hasta tarde. El tiempo se deslizaba entre mis dedos. Siempre estaba persiguiendo el tiempo.

MN: ¿Qué te ayudó a mejorar?

JM: Al darse cuenta de que un día desorganizado y un armario desorganizado son los mismos: ambos tienen una cantidad limitada de espacio con más de lo que puede caber, por lo que empuja todo en cada espacio en un orden particular. Ese arreglo fortuito hace que sea difícil vivir, y mucho menos vivir de manera eficiente. Una vez que me di cuenta de que la gestión del espacio y el tiempo es la misma, simplemente adapté mis principios de organización espacial. Por ejemplo, agrupa tareas similares y calcule, de antemano, cuánto tiempo en su día es conveniente asignar a cada una.

MN: ¿Todavía tienes un problema con la gestión del tiempo?

JM: Ahora estoy mucho mejor pero tengo que ver mi tendencia a perder la noción del tiempo. Soy un hiperfocuser: paso al estado de flujo y luego desaparece el tiempo. Entonces uso tácticas para protegerme de eso. Por ejemplo, tengo un reloj en mi escritorio y me recuerda que debo evitar que esta entrevista tarde demasiado.

MN: ¿ Desde que escribió ese libro por primera vez, ha cambiado su comprensión de las barreras internas de la gente para el tiempo de buena gestión?

JM: No mucho, pero descubrí una nueva barrera para la gestión del tiempo: el miedo a la toma de decisiones. Cuando las personas luchan por tomar decisiones, pierden una gran cantidad de tiempo.

MN: ¿Tienes una estrategia que ayude?

JM: Próximamente con los marcos de decisión. Por ejemplo, tengo un cliente que es un ejecutivo que, antes de tomar cualquier decisión, define qué aspecto tendría el éxito y luego va con la primera estrategia que cumple con los criterios. Él no desarrolla y luego elige entre múltiples estrategias, que a menudo lleva más tiempo de lo que vale.

MN: Una de sus recomendaciones de administración del tiempo es: "Nunca revise el correo electrónico a primera vista". No podía imaginarme que no revisara el correo electrónico a primera vista. Es mi ventana a lo nuevo, importante y urgente. Y me parece divertido. Claro, si responder a un correo electrónico en particular tomaría mucho tiempo y no es importante, no lo responderé en ese momento, pero no me puedo imaginar que no verifique mi correo electrónico a primera hora de la mañana. ¿Me estoy perdiendo de algo?

JM: Tal vez eres inusual, pero la mayoría de las personas descubre que el correo electrónico a menudo los desvía de lo que es más importante y más difícil, por ejemplo, estudiar algo, escribir, planificar, resolver problemas. Deberían hacer esas cosas primero, cuando estén más frescas.

MN: ¿Qué sigue para Julie Morgenstern?

JM: Me gusta ayudar a las empresas a ser más productivas y estoy trabajando en un libro para padres. (Información sobre eso está en su sitio web: JulieMorgenstern.com).

MN: ¿ Y personalmente?

JM: he conocido al amor de mi vida … y estoy aprendiendo a tocar la guitarra.

Los nueve libros del Dr. Nemko están disponibles. Puede comunicarse con el entrenador personal y profesional Marty Nemko en [email protected].