Cómo dejar de estar ocupado todo el tiempo

Haz menos cosas, mejor.

Fuente: Aiony Haust / Unsplash

Si estás leyendo esto, es probable que te sientas abrumado. Como la mayoría de nosotros.

Seguimos empujando nuestros límites con ganas de hacer más y más. Pero, al final, nos sentimos culpables por no lograr todo lo que queríamos. No importa cuánto nos esforcemos, simplemente nos estamos estirando demasiado.

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La ocupación es un estado mental difícil, es como quedar atrapado en arenas movedizas. Cuanto más intentas escapar, más te chupan.

Entonces, ¿cómo puedes rescatarte?

Estar ocupado es vivir de inercia

Estar ocupado es la causa raíz de los comportamientos sin sentido, que justifica y refuerza la vida en piloto automático.

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La ocupación es una excusa socialmente aceptable. Simplemente diga “Estoy ocupado” y la gente lo perdonará por no hacer algo. ¿Te sientes distraído o irritado? La culpa es estar ‘muy ocupado’. Además, cuando no puedas encontrar tiempo para ti mismo, usa la misma excusa: “Estoy muy ocupado”. Así es como terminamos mintiéndonos a todos (incluidos nosotros mismos).

Probablemente pienses que necesitas una fórmula para hacer más. O deseando poder multiplicarte y lograr todo lo que quieras.

¿Qué pasa si te digo que te concentres en hacer menos cosas?

El secreto de ser productivo radica en elegir qué hacer, y hacerlo bien, en lugar de hacer más y más.

Cuando está ocupado, no tiene tiempo para pensar, reflexionar o disfrutar. Está ejecutando de una tarea a otra sin estar presente. Tu mente necesita espacio. El silencio nos ayuda a reflexionar. La serendipia atrae nuevas ideas. La distancia trae perspectiva.

Ordena tu vida. Cuando dices que sí a todo, estás diciendo que no a lo que realmente importa. Ese es el mayor problema con estar ocupado: terminamos haciendo las cosas equivocadas .

Hacer menos cosas correctamente, no estar ocupado, debería ser una insignia de honor.

La nueva mentalidad: menos, pero mejor

Todos los que conozco están ocupados, siempre están poniéndose al día. Se sienten ansiosos y culpables cuando no hacen malabares con muchas bolas al mismo tiempo.

El enfoque de ‘hacer más y hacer todo’ a la productividad no funciona, es una trampa estresante. Enfocarse en hacer menos cosas, pero mejor, es lo contrario: es una experiencia liberadora. Eliminarás más que tareas: también te librarás de la culpa y el estrés.

Permítame explicar los tres principios primero, y luego compartiré un ejercicio para ayudarlo a hacer menos cosas, mejor.

1. Enfócate en lo que es esencial

Somos una sociedad impulsada por la acción: admiramos a las personas ocupadas incluso si no logran nada. Que puedas hacer más no significa que tengas que hacer todo. Ser consciente de lo que hace (y no hace) es fundamental para eliminar tareas innecesarias.

Cuando eliminas lo que no es esencial, estás haciendo tiempo para lo que realmente importa.

2. Priorizar la calidad sobre la cantidad.

Tenemos tanta prisa por marcar cosas de nuestras listas que terminan haciendo cosas sin pensar. Necesitamos recuperar el valor de la calidad. Como dice el viejo refrán, “No hay tiempo para hacer las cosas bien, pero siempre hay tiempo para hacerlas dos veces”.

Centrarse en la calidad significa asegurarse de no perder su tiempo limitado haciendo lo mismo una y otra vez.

3. Enfatizar el logro, el no hacer.

Hacer hincapié en las tareas no solo es una distracción: tener una lista interminable de tareas pendientes también alimenta nuestro estrés. Cambie su atención de hacer un impacto: mover la aguja es más importante que lo ocupado que esté.

Cuando pueda conectar su trabajo con el resultado, se sentirá más motivado. No es lo mismo tener que ir al supermercado (una tarea) que preparar una comida para tus amigos (una experiencia gratificante).

Prueba este ejercicio de productividad

La productividad no se trata de hacer más, sino de lograr más. El tiempo es un recurso limitado: no puede tener más horas en un día, debe ganar tiempo. Aquí es cómo empezar.

1. Haga una lista de todas las cosas / proyectos clave que desea o debe realizar. Capture cada uno en un papel de post-it o pequeño.

2. Clasifíquelos utilizando una escala de 1 a 5: 1 es “irrelevante” y 5 “más crítico”.

3. Revise la categorización inicial. Juega un par de veces hasta que te sientas satisfecho. Recuerda que estás apuntando a menos. Muchas personas no se enfocan porque creen que todo es una prioridad. Retarte a ti mismo.

4. Definir una estrategia clara para cada categoría. Mantenlo simple. Use esto como una guía:

• Eliminar proyectos innecesarios (Categorías 1–2)
• Delegar proyectos que no sean críticos (Cat. 3)
• Simplificar proyectos críticos (Cat. 4)
• Asigne la mayor parte de su energía y tiempo a proyectos críticos (Cat. 5)

5. Revise sus prioridades con frecuencia. Identifica qué está funcionando y qué no. Ajustar en consecuencia. Encuentra el punto dulce entre ser flexible y cambiarlos constantemente.

6. Consejos adicionales para ayudarte a enfocar:

• Aprende a decir ‘no’ más a menudo. Decir que no es no ser despreocupado: sus elecciones definen quién es usted y cómo vive.
• Piense dos veces antes de decir “sí”. La mayoría de las personas aceptan solicitudes o invitaciones a reuniones sin consultar primero sus calendarios.
• Evite sobrecargar su calendario. Deje espacios vacíos para tareas significativas.
• Bloquear el espacio para lo que importa. Reserve tiempo para investigar, aprender algo, escribir, pensar, etc. La única manera de encontrar tiempo es bloqueando su calendario por adelantado.
• Crear pausas entre tareas. Siempre protejo el tiempo entre reuniones. Necesito reflexionar después de una, prepararme para la siguiente, o tal vez solo necesito tomar un descanso (bio / café / reflexión).

Decir que sí a lo que importa requiere eliminar lo innecesario. Lograr lo que realmente deseas es más que solo estar enfocado. Es gratificante hacer lo que te importa.

Cambie su enfoque de productividad de hacer todo para hacer menos cosas, mejor. Estar ocupado no es una insignia de honor. Disfruta tu viaje.

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