La magia de las reuniones de 30 minutos

Hace cinco años, después de frustrarme con mi inútil tendencia a hacer malabarismos con múltiples actividades a la vez, probé un experimento: durante una semana, no hacía múltiples tareas y veía lo que sucedía.

El experimento cambió todo para mejor. Mis relaciones mejoraron, mi estrés se disolvió y mi productividad se disparó. No hay ningún inconveniente en centrarse en una cosa a la vez sin distracción.

Uno de los beneficios secundarios de mi enfoque en una tarea sin distracciones a la vez fue una impaciencia nueva y casi insoportable por el tiempo perdido. En el pasado, si recibía una llamada que no iba a ir a ningún lado, me enviaba un correo electrónico o navegaba por la web. En mi mundo posterior a la multitarea, permanecer concentrado en una llamada demoledora fue doloroso.

Así es como me topé con la revelación más transformadora y revolucionaria de mis últimos cinco años:

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Tiempo comprimido

Primero, sin embargo, una advertencia. Hay algunas cosas en mi vida (cenas con amigos, escribir, dormir, tiempo no estructurado con mi familia) que merecen vivir en la amplitud del tiempo prolongado.

Pero otras cosas, como la mayoría de las reuniones y el trabajo táctico, podrían beneficiarse del tiempo comprimido.

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A menudo programamos espacios de tiempo de una hora. ¿Por qué? ¿Cómo se convirtió una hora en nuestra asignación de tiempo estándar para tantas reuniones, llamadas telefónicas y citas?

A medida que crecía mi impaciencia por el tiempo perdido, probé un nuevo experimento: reduje a la mitad el tiempo que dedicaba a muchas actividades.

Empecé con algo fácil. Solía ​​entrenar durante una hora al día. Ahora es hasta 30 minutos. Mis resultados – peso y acondicionamiento – mejoraron.

He aquí el por qué: mi intensidad es más alta (sé que solo tengo 30 minutos), como mejor (no confío en mi entrenamiento para mantenerme delgado), integro el movimiento más en mi día (no confío en mi entrenamiento para cuidar todo mi estado físico), y nunca me pierdo un entrenamiento (siempre puedo encontrar 30 minutos).

Si tienes la mitad del tiempo para lograr algo, te vuelves hiper-consciente de cómo estás usando ese tiempo. E hiper enfocado durante esto. La mayoría de mis llamadas telefónicas ahora son de 30 minutos o menos. Mi podcast es de 15 a 20 minutos. Incluso muchas de mis llamadas de conferencia, con varias partes, son de 30 minutos o menos. Las personas en las llamadas, conscientes de la restricción de tiempo, son más reflexivas sobre cuándo hablan y tienen más cuidado de no seguir tangentes que no son útiles.

La gente también escucha mejor porque, cuando las cosas se mueven más rápido, tendemos a estar más alertas. Sabemos que un solo momento distraído nos dejará atrás. Y, dado que eso nos mantiene más comprometidos, terminamos divirtiéndonos más en el proceso.

En ninguna parte este impacto ha sido más transformador -y más evidente- que en el coaching de liderazgo que realizamos en Bregman Partners. En los últimos años, todo el coaching que realizamos se lleva a cabo en sesiones de 30 minutos.

Las ventajas obvias son obvias: todos ahorran tiempo y dinero.

Pero esto es lo que es menos obvio: el entrenamiento no es simplemente tan poderoso, es muchísimo más. Cuando el entrenador y el cliente saben que tienen solo 30 minutos, avanzan a toda velocidad.

• Los clientes aparecen. Al igual que con mis entrenamientos, es menos probable que las personas pasen por alto una sesión de 30 minutos que una hora.
• Todos están a tiempo. Cada minuto cuenta en una conversación de 30 minutos y ellos lo saben. La sesión comienza más rápido, ya que la relación se basa en hacer un buen trabajo, no en una charla pequeña.
• Es mucho más probable que las personas vengan preparadas. No hay tiempo desperdiciado en tangentes y conversaciones ir a ninguna parte. Los clientes saben lo que quieren cubrir y han pensado en ello de antemano.
• La presión del tiempo mejora el enfoque y la atención. La gente no se enfoca en tres problemas; abordan la mayor oportunidad individual o un obstáculo persistente e intratable. Y se mueven en eso. El enfoque conduce al éxito.
• Los entrenadores están más dispuestos a ser valientes, y los clientes están más dispuestos a ser estimulados. En una sesión de 30 minutos, los entrenadores no pueden perder el tiempo dando vueltas por las ramas. Llegan al punto más rápido y más temprano, interrumpen con más valentía y hacen más preguntas provocativas.
• Los clientes hacen más cosas entre sesiones de entrenamiento. No estoy seguro de por qué es esto. Pero esta es mi hipótesis: los líderes en todos los niveles deben ser altamente calificados para llegar al punto de manera rápida y eficiente. La sesión de coaching comprimida y enfocada perfecciona la habilidad de llegar al punto rápidamente, centrándose en los elementos más esenciales de una situación y tomando medidas.

¿La baja? No he visto uno todavía.

Inténtalo tú mismo. Transición de algunas de sus reuniones de una hora a 30 minutos. Mientras lo hace, considere estos tres pasos como una forma de hacer que los 30 minutos sean más poderosos:

1. Lea lo que necesita de antemano y diga a todos los demás que hagan lo mismo. Piense en sus preguntas y preocupaciones. Decida qué es importante para usted y qué puede dejar de lado. Hágase la pregunta más importante: ¿qué resultado quiere?
2. Decida cuál será la mayor diferencia y dedique 30 minutos a ese tema, tema u oportunidad. Comience justo a tiempo, sin importar quién no esté allí, y sea audaz y disciplinado para mantener la conversación por buen camino. Suelta todo lo que sea menos crítico. Tome decisiones rápidamente, incluso si son imperfectas. Obtener tracción en una sola cosa es mucho más útil que tocar en muchos sin impulso hacia adelante en ninguno.
3. El signo de una gran reunión no es la reunión en sí misma. Es lo que sucede después de esa reunión. Ahorre al menos los últimos cinco minutos para resumir lo que aprendió, expresar lo valioso, comprometerse con lo que va a hacer como resultado de la reunión y aclarar cómo evaluará el éxito de sus próximos pasos.

Necesitará estas habilidades para "llegar al punto más crítico rápidamente" y el coraje para usarlas, si va a aprovechar al máximo su tiempo. Debes ser audaz e incluso provocativo. Debes estar dispuesto a interrumpir, pensativamente y por el bien mayor de avanzar ambiciosamente hacia lo más importante. Necesitas dejar de lado las cosas que realmente no importan.

Y necesitas estar completamente presente. Sin multitareas. No hay mensajes de texto debajo de la mesa. Sin distracciones. Lo cual también es positivo: tienes que estar completamente presente en lo que estás haciendo.

Hay un costo Si bien es energizante, también requiere mucha energía estar tan enfocado, incluso durante un corto período de tiempo. Es la táctica de un velocista.

Por otro lado, cuando corte sus reuniones y otras actividades a la mitad, tendrá mucho más tiempo para relajarse en la cena con amigos, escribir, dormir y pasar tiempo no estructurado con las personas que ama.

Originalmente publicado en Harvard Business Review.