En mi trabajo con los CEOs, altos ejecutivos y empleados, la queja número uno son las reuniones, específicamente cómo son una pérdida de tiempo. Y a pesar de que la recesión ha resultado en niveles reducidos de empleados, la demanda de tiempo de reunión no ha cambiado. Como dijo una vez el renombrado economista John Kenneth Galbraith, "las reuniones son indispensables cuando no se quiere hacer nada".
En una encuesta publicada en Industry Week, 2000 los directivos afirmaron que al menos el 30% de su tiempo dedicado a las reuniones era una pérdida de tiempo. Según una encuesta de ejecutivos de la red de reuniones de 3M, el 25-50% del tiempo que las personas gastan en reuniones se desperdicia. Y según una encuesta de Office Team, una división de Robert Half International, el 45% de los altos ejecutivos encuestados dijeron que sus empleados serían más productivos si sus empresas prohibieran las reuniones por lo menos un día a la semana.
Mike Figliudo, escribiendo en SmartBrief on Leadership, realizó una encuesta al hacer esta pregunta: "¿Cuánto tiempo pasas en las reuniones recurrentes?". Estaba sorprendido por los resultados. El treinta por ciento de los encuestados está gastando entre el 30-75% de su tiempo en reuniones recurrentes. Afirma que gran parte de este tiempo es un desperdicio de dinero. Figliudo calcula el costo tomando la compensación anual total de cada fo las personas en la reunión, dividiendo por 250 días por año y dividiéndolo por 8 horas por día. Usando un ejemplo de una compañía típica de altos directivos, una reunión mensual de personal de 2 horas costaba a la compañía $ 180,000 por año. Figliudo pregunta: ¿la productividad resultante vale la inversión?
Y la investigación del cerebro puede proporcionarnos otra razón para no tener reuniones. La investigación de la psicóloga de la Universidad de Minnesota Kathleen Vohs y sus colegas, así como de otros neurocientíficos, indica que tenemos una cantidad limitada de recursos cognitivos o lo que ellos llaman recursos "ejecutivos". Uno se agota, tomamos malas decisiones o decisiones. Las reuniones de negocios requieren que las personas se comprometan, se concentren y tomen decisiones, prestando poca o ninguna atención al agotamiento de los recursos cognitivos finitos de los participantes, particularmente si las reuniones son largas. Entonces, si eso es cierto, las reuniones del proyecto de tres o cuatro horas pueden ser contraproducentes.
Si las reuniones son absolutamente necesarias, los líderes responsables de ellas deben administrar las reuniones de manera eficiente y ser hábiles en los procesos grupales, algo que, en mi experiencia, la mayoría de los ejecutivos no están capacitados para hacer. Aquí hay algunos consejos útiles para las reuniones:
1. No celebre una reunión a menos que sea necesario. Evitar reuniones recurrentes
2. Sea claro sobre el resultado y el propósito de la reunión.
3. Pida a alguien que dirija la reunión que sea experto en el proceso grupal
4. Distribuya una agenda específica que incluya los resultados previstos por adelantado
5. No use reuniones para distribuir información o dar actualizaciones o tareas domésticas de bajo nivel; hágalo por correo electrónico.
6. Realice reuniones justo antes del almuerzo para que las personas valoren el tiempo limitado
7. Use reuniones de pie sin sillas o mesas siempre que sea posible
8. Limite las reuniones a una hora de duración
9. Siempre comience y termine las reuniones en los tiempos anunciados
En su mayor parte, las investigaciones muestran que las reuniones pueden ser contraproducentes y que a las personas no les gustan. Si tiene que sostenerlos, contrólelos.
