Cumplir con los plazos en grupos de trabajo: implicaciones para el lugar de trabajo

¿Su equipo cumple con los plazos? ¿Qué ayuda a reunir a un grupo para tener éxito?

¿Eres parte de un equipo o grupo de proyecto en el trabajo o la escuela? Si es así, ¿tiene diferentes estilos de estimulación entre los miembros de su grupo, algunos de forma inmediata y realizados temprano, otros esperando hasta el último minuto? ¿Los miembros de su equipo comparten una percepción común de la tarea y la fecha límite? ¿Alguna vez le proporciona recordatorios sobre el progreso del proyecto en relación con el tiempo? Un estudio reciente exploró todos estos factores en un estudio sobre cómo los grupos de trabajo cumplieron con los plazos.

Hay muy poca investigación publicada sobre la procrastinación, o la finalización oportuna de tareas, en grupos, sin embargo, muchas personas están interesadas en los efectos de tener un procrastinator en un grupo. En un estudio reciente publicado por Josette Gevers, Christel Rutte y Wendelien van Eerde (Universidad Tecnológica de Eindhoven, Países Bajos), se aborda el tema de los diferentes estilos de compromiso de tareas temporales. Aunque no hablan específicamente de la postergación, sus medidas y datos ciertamente revelan mucho sobre lo que sucede con los grupos que incluyen individuos que prefieren trabajar en el último minuto.

En términos generales, la noción de "procrastinator" se definió por un estilo de ritmo particular. De los cinco estilos de estimulación utilizados en su estudio, el que se describe como "hago la mayor parte del trabajo en un tiempo relativamente corto antes de la fecha límite" ciertamente habla sobre el tema de la postergación. Por supuesto, no todos los aspectos de la definición de procrastinación están cubiertos aquí. Por ejemplo, no hay sentido de una demora innecesaria o una que necesariamente socavará el rendimiento, sin embargo, la mayoría de nosotros podría caracterizar este esfuerzo de último minuto antes de la fecha límite como un postergador en el grupo. Esto está en contraste con un estilo de marcación que se describe como "Empiezo enseguida y termino el trabajo mucho antes de la fecha límite". Ciertamente, todos conocemos a las personas que caracterizan estos estilos de estimulación y los diversos tipos entre estos extremos. Trabajamos con ellos a diario, y cada uno de nosotros encaja en algún punto a lo largo de este continuo para cualquier proyecto dado (y nuestra posición puede cambiar en este continuo a lo largo de nuestras carreras o dependiendo del proyecto).

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La clave es que el trabajo en equipo implica reunir personas con diferentes interpretaciones de los aspectos temporales de las tareas (p. Ej., Comprender la importancia de cumplir con el plazo, los tiempos de finalización de tareas y / o subtareas y el tiempo y el ritmo adecuados de las actividades) y esto puede crear problemas en la finalización de la tarea. Gevers y sus colegas se refieren a la comprensión de los aspectos temporales de la tarea como "cogniciones temporales compartidas" y argumentan que hay dos antecedentes de esta comprensión compartida: 1) similitud de estilos o preferencias de estimulación, y 2) el uso de recordatorios temporales.

Estilo de estimulación
El estilo de marcación representa la preferencia de una persona por la asignación de tiempo en la ejecución de tareas en relación con una fecha límite. Como mencioné anteriormente, esto se puede considerar en un continuo de un estilo de estimulación de acción temprana ("comenzar temprano y terminarlo") a un estilo que podríamos caracterizar como el que posterga ("trabaje bajo la presión más cercana a la fecha límite") .

Recordatorios temporales
Los recordatorios temporales son tácticas utilizadas para controlar el rendimiento del grupo en relación con el progreso y la fecha límite inminente. Por ejemplo, los miembros del grupo pueden debatir sobre cuestiones relacionadas con el tiempo, recordar fechas límite e instar a los miembros del grupo a que se atengan a la finalización de tareas secundarias según lo programado para garantizar la finalización oportuna. La investigación ha demostrado que hablar de tiempo en grupos de tareas facilita el establecimiento de normas temporales y esta discusión puede fomentar un enfoque en la actividad de la tarea.

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En conjunto, la similitud del estilo de marcación y los recordatorios temporales pueden promover cogniciones temporales compartidas que deberían mejorar el funcionamiento del grupo y la realización puntual de las tareas grupales. Esto es exactamente lo que Gevers y sus colegas formularon en su estudio.

Su investigación
Gevers y sus colegas estudiaron 38 grupos de estudiantes con los datos útiles resultantes de 31 grupos. Recopilaron datos longitudinalmente durante 8 semanas para dos tareas, incluida información sobre los estilos de estimulación de los miembros del grupo individual, las cogniciones temporales compartidas y el uso de recordatorios temporales. Describí los estilos continuos o de ritmo descritos anteriormente, así que solo les daré una breve idea sobre sus otras medidas.

Para las cogniciones temporales compartidas, pidieron a los participantes que indicaran su acuerdo con elementos como "En mi grupo, tenemos las mismas opiniones sobre cumplir los plazos" y "En mi grupo, acordamos cómo asignar el tiempo disponible". De forma similar, para recordatorios temporales, pidieron a los participantes que indicaran su acuerdo con tres ítems: 1) En mi grupo, nos hemos instado mutuamente a terminar subtareas a tiempo, 2) En mi grupo, nos hemos recordado los hitos temporales importantes, y 3) En mi grupo, nos hemos impulsado a cumplir acuerdos.

Finalmente, el cumplimiento del plazo se evaluó con un elemento. Los participantes indicaron cuando completaron la tarea grupal en una escala de 3 puntos: 1 = demasiado tarde , 2 = justo a tiempo y 3 = en tiempo suficiente .

Lo que encontraron
Su hallazgo más intrigante e importante fue cómo los efectos de las cogniciones temporales compartidas cambiaron en relación con el estilo de marcación del grupo. Para aquellos de ustedes que están estadísticamente orientados, encontraron un efecto de interacción. En sus propias palabras, esto es lo que encontraron,

". . . el efecto de las cogniciones temporales compartidas en el cumplimiento de la fecha límite de hecho está moderado por el estilo de ritmo promedio. . . compartir cogniciones temporales era beneficioso para cumplir un plazo cuando los miembros del grupo, en promedio, tenían un estilo de ritmo de acción temprano, mientras que era perjudicial cumplir con el plazo cuando los miembros del grupo, en promedio, tenían un estilo de ritmo de acción límite "(p. énfasis añadido).

También encontraron que los recordatorios temporales utilizados para la primera asignación aumentaron las cogniciones temporales compartidas para la segunda asignación.

Lo que esto significa para nosotros mientras trabajamos en equipos o administramos equipos
No hay una gran sorpresa con su principal hallazgo. "Concluimos que los grupos de trabajo homogéneos compuestos de individuos que tienden a utilizar un estilo de estimulación de acción temprana en la ejecución de tareas tienen más probabilidades de cumplir los plazos. . . "(P 67). En otras palabras, los equipos compuestos por individuos que comienzan las tareas temprano para terminar temprano están en mejor situación.

Sin embargo, agregan esta nota importante, ". . . a la larga, todos los grupos pueden adquirir cogniciones temporales compartidas cuando usan recordatorios temporales "(p. 67).

Esto significa:

1. Puede ser beneficioso considerar los estilos de estimulación individuales al agrupar personas . Tener incluso un miembro que tenga un estilo de ritmo de acción temprano puede marcar una diferencia positiva.

2. El uso de recordatorios temporales puede ayudar a promover las cogniciones temporales compartidas en un grupo.

3. Cuando los miembros del grupo no pueden utilizar los recordatorios temporales espontáneamente, los gerentes pueden querer intervenir para proporcionarlos o facilitar un enfoque en el proceso temporal.

Finalmente, es importante enfatizar que "todos los grupos deben ser conscientes de que compartir cogniciones temporales inapropiadas [p. Ej., Estilos de ritmo de acción de fecha límite] es probable que impidan su capacidad para cumplir con los plazos" (p.67).

Mis pensamientos finales. . .
Como es para el individuo, "estilos de ritmo de acción de fecha límite", también conocido como el estilo de vida de la demora, es perjudicial para la finalización oportuna de las tareas y puede socavar los esfuerzos del grupo. Dado que Gevers y sus colegas citan investigaciones anteriores que el 56% de los gerentes encuestados indicaron que los plazos a menudo se superan o se pierden, este es un costo costoso e inútil para las empresas.

¿Es la procrastinación o el estilo de ritmo asociado con un estilo de "hacerlo a última hora" solo un problema de noches enteras e inconveniencia? De ningún modo. Nos cuesta miles de millones de dólares en tiempo y esfuerzo desperdiciados. La procrastinación es algo que afecta a todo el equipo, y los gerentes deben poner más énfasis en comprender por qué sus empleados lo están haciendo y ayudarlos a evitar un retraso innecesario e irracional.

Referencias
Gevers, JMP, Rutte, CG, y van Eerde, W. (2006). Cumplir con los plazos en grupos de trabajo: mecanismos implícitos y explícitos. Psicología Aplicada: Una Revisión Internacional, 55, 52-72.