El correo electrónico no es el problema: es nuestra necesidad de cambiar tareas

Tres artículos recientes, dos en el New York Times titulado "La ansiedad del correo electrónico no respondido" (19 de abril de 2013) y el otro titulado "Cuando el correo electrónico cambia de delicia al diluvio" (9 de febrero de 2013) ) y una en la revista Time titulada "No hagas multitareas: tu cerebro te lo agradecerá" (17 de abril de 2013) abordó un tema recurrente entre los profesionales: ¿Cómo trato el volumen de mensajes de correo electrónico que recibo cada uno y ¿cada día? Jenna Wortham reflexionó sobre el tema de qué hacer cuando su bandeja de entrada continúe creciendo y usted no puede ni siquiera comprender el manejo de miles de correos electrónicos no leídos, mientras que Alina Tugend luchó con lo que significa cuando elige no responder o simplemente no lo hace. t tiene el tiempo, la energía o la inclinación para responder a los mensajes de correo electrónico que pueden ser significativos a nivel personal o profesional. La mayoría de nosotros nos sentimos tan atados a nuestro correo electrónico que alegremente permitimos que se burle de todos nuestros dispositivos, incluyendo nuestras computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes. Las alertas y las notificaciones atacan nuestros sentidos emitiendo pitidos, parpadeando e incluso reproduciendo una canción favorita. Estamos siendo convocados a algo tan importante que necesitamos ser notificados de su presencia para no perder su llegada y la aparente necesidad de atención inmediata.

La razón por la que incluí el artículo de Time es porque, para la mayoría de la gente, simplemente no hay un bloque de tiempo disponible para abordar la sobrecarga, por lo que la mayoría opta por tratar su correo electrónico por partes cuando un momento de "inactividad" tiempo "se presenta. El problema es que para el momento en que se presentan los próximos preciosos minutos o incluso minutos de tiempo de holgura, es probable que hayamos recibido muchos correos electrónicos adicionales y descubramos que aún no hay tiempo suficiente para abordarlos, y mucho menos los más antiguos de solo día (o incluso una hora) atrás.

Si es como la mayoría de los profesionales, siempre está en el correo electrónico, ya sea residente permanente en su computadora portátil o si ve los números blancos grandes sobre un fondo rojo en su iPhone (o el equivalente en cualquier teléfono inteligente que lleve con usted). / 7/365). En su computadora portátil es muy probable que tenga algún tipo de notificación por correo electrónico. Mi Outlook está configurado para reproducir un tono y mostrar una notificación en la esquina derecha de mi pantalla. La parte racional de mí dice "DESCONECTA LAS NOTIFICACIONES", mientras que la parte especializada de mi corteza prefrontal que maneja la multitarea me sigue diciendo que es bastante capaz de ignorar el pop-up y el timbre y ayudarme a mantenerme enfocado y enfocado en la tarea.

En pocas palabras, mi PFC me miente y siempre me ha mentido. No puede manejar las interrupciones muy bien, pero se niega a indicarme que apague las notificaciones y alertas y que preste atención a lo que se supone que debo hacer, ya sea escribiendo mi nuevo libro, recopilando estadísticas para un artículo de revista o simplemente leyendo para prepararse para una conferencia en el aula, un compromiso de oratoria o una presentación de artículo de revista.

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¿Cuál es mi problema? Al igual que la mayoría de las personas, creo que puedo hacer varias cosas a la vez, o más bien cambiar de tarea, sin costo alguno. No estoy delirante. Sé que cada vez que mi atención se aleja de lo que estoy haciendo y luego regresa momentos o incluso horas más tarde, me lleva a mí (y a mi corteza prefrontal) el tiempo para recordar lo que estaba haciendo y dónde estaba en el proceso. Laura Bowman, Laura Levine y sus colegas de psicología en la Universidad Estatal Central de Connecticut, me convencieron de que cuando las personas intentan realizar múltiples tareas pueden completar todas las tareas con el mismo nivel de precisión, pero hacerlo requiere tiempo adicional y Gloria Mark y sus colegas en el La Universidad de California, Irvine, agregó la advertencia de que la multitarea constante agrega una capa de estrés causada por la necesidad de hacer todo un poco más rápido simplemente para mantenerse al día con sus obligaciones.

Sin embargo, al mirar mi computadora portátil veo cinco navegadores Safari con 22 ventanas, además de mi bandeja de entrada de correo electrónico más tres archivos PDF que debo leer para una reunión más dos documentos de Word más SPSS con un conjunto de datos y un puñado de análisis multivariantes Además … Ah, oh, me acabo de dar cuenta de que mientras escribía recibí un mensaje de texto de mi hija mayor en mi iPhone, que tiene muchas aplicaciones que uso a diario en la pantalla principal, como CNN , ESPN , Zite , Facebook , Woot y, por supuesto, la tienda de aplicaciones por si leo algo sobre una nueva aplicación que debo probar. Solo observar lo que tengo a simple vista a unos pocos centímetros de mis cansados ​​ojos me agota.

El artículo de Time me dice que no debo hacer varias cosas porque a mi cerebro no le gusta. Bueno, es mi cerebro el que me hace cambiar de una tarea a otra desde el momento en que despierto hasta el momento en que apago mi teléfono aproximadamente una hora antes de planear la jubilación. [Entre paréntesis, solía mantener el teléfono junto a mi cama, pero cuando me despertaba me sentía obligado a verificarlo, lo que luego requería una respuesta rápida por correo electrónico a alguien o involucraba mi cerebro y arruinaba el resto de mi noche dormir.] Gloria Mark me dice, en el artículo de Time , que debería aprender de su estudio donde cortó a 13 empleados del correo electrónico durante cinco días y redujo el estrés. El solo hecho de pensar en esto amenaza con enviar mi presión arterial al cielo. Cinco días significa que tendría una pila de al menos 2.000 mensajes de correo electrónico sin abordar y eso no es lo que yo, o mi cerebro, quiero hacer. En contraste, Cliff Nass, un profesor de la Universidad de Stanford, me dice que su estudio demostró que la multitarea es mala para mí y que debería aprender a usar la "regla de los 20 minutos" donde dedico bloques de tiempo de 20 minutos trabajando en una sola tarea antes de permitirme cambiar (al correo electrónico). Esto parece mucho más alcanzable.

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¿Cuál es la solución? Mi punto de vista es similar al de Cliff Nass en cuanto a que creo que debemos volver a entrenar nuestros cerebros para concentrarnos y asistir por períodos de tiempo cada vez mayores. Cuando hablo con el público, ya sean estudiantes, profesores, padres o gente de negocios, introduzco el concepto de "interrupciones tecnológicas" para ayudar en ese proceso de reciclaje. Un salto tecnológico es similar a lo que Nass recomienda con una arruga. Es más fácil ilustrar con un ejemplo. En enero de 2012, hablé en el American School of Bombay en su conferencia Unplugged 2011, que incluyó a maestros y administradores de escuelas internacionales que estaban lidiando con los problemas relacionados con el uso de la tecnología en el aula. Durante los pocos días que estuve en Mumbai, hablé a la conferencia más los padres de los estudiantes de ASB. Nos alojamos en el hotel Sofitel al otro lado de la calle y cuando volví para hablar en Unplugged 2013 a principios de este año, el gerente general del hotel me acorraló en el check-in para contarme cómo me había escuchado hablar sobre las pausas tecnológicas en el contexto de cenas familiares y decidieron usarlas durante las reuniones de su personal. Prefirió esto diciendo que mientras era un Baby Boomer, la mayoría de su personal tenía entre 20 y 30 años y constantemente revisaba sus teléfonos inteligentes durante las reuniones y no estaba contento con su falta de atención.

Recordó mi presentación de interrupciones tecnológicas a los padres en ASB, donde sus hijos asisten a la escuela, y decidió probarlos durante sus reuniones. Como les sugerí a los padres, él comenzó pidiéndole a su personal que revisara sus teléfonos por un minuto y luego encendiera sus teléfonos y los pusiera boca abajo en la mesa, lo que para la mayoría fue una gran sorpresa ya que los estaban escondiendo en sus regazos. . El teléfono al revés, dijo, iba a ser un recordatorio de que en poco tiempo les daría un descanso tecnológico y podrían registrarse un minuto más. Continuó de esta manera durante toda la reunión y durante varias semanas realizó el ciclo de 1 minuto / 15 minutos. Luego, mientras alentaba a los padres, él la aumentó a 20 minutos y luego de otra semana o de dos a 30 minutos, ya que había alentado a los padres a probar en sus hogares (y maestros en sus clases). Se enorgulleció de decirme que durante una reunión de una hora los hizo verificar por un minuto al principio y un minuto en el medio y un minuto al final y que fue un gran éxito.

Este es el poder de los recesos tecnológicos: le enseñan cómo retrasar su necesidad de registrarse constantemente y aprender a enfocarse durante periodos de tiempo sin la llamada de clarín del teléfono inteligente. He recomendado recesos tecnológicos para los maestros en programas 1: 1, adultos jóvenes durante las cenas en restaurantes, padres en la mesa familiar y gerentes de negocios durante las reuniones y todavía no he tenido noticias de un fracaso. Lo que sí oigo son informes brillantes de atención renovada que conducen a más productividad.

Así que, parafraseando el artículo de la revista Time : "Master Tech Breaks: Your Prefrontal Cortex Will Thank You!"