Nada agota la felicidad más rápido que una reunión larga e improductiva. Eres aburrido; no estás haciendo nada; los correos electrónicos se acumulan mientras te sientas, atrapado. Solo piense: si corta una hora de reunión por semana, tendrá una semana adicional para el trabajo, o la diversión, para fin de año.
Por otro lado, no estoy de acuerdo con las personas que argumentan que no deberíamos tener reuniones. Una reunión productiva puede ser tremendamente valiosa, un gran ahorro de tiempo e incluso estimulante.
Aquí hay algunas estrategias que trato de implementar:
1. Muy obvio: comience a tiempo y termine en el tiempo . Una vez que la gente ve que las reuniones comienzan tarde, el mal hábito aumenta, porque la gente ve que no tiene sentido aparecer puntualmente. Aquí hay una solución: un amigo trabajó en un bufete de abogados que multó a los socios con $ 100 si llegaban tarde a una reunión, lo que resultó ser muy efectivo. Si la reunión tiene que durar mucho, diga: "No hemos terminado con los siete puntos, así que ¿pueden quedarse quince minutos extra para terminar?" De esa manera, la gente sabe que el final está a la vista.
2. Al mismo tiempo, recuerde que es útil pasar un poco de tiempo en chit-chat . Durante mucho tiempo, no creía que esto fuera cierto, y traté de ser hiper-eficiente, pero ahora me doy cuenta de que es importante, y productivo, que la gente tenga la oportunidad de relacionarse a nivel personal. Las personas necesitan construir amistades, necesitan una oportunidad para mostrar sus personalidades, necesitan establecer una buena relación. Las reuniones son muy importantes para este proceso.
3. Si algunas personas dudan en saltar, o dejan de hablar si se las interrumpe, busque una manera de sacarlas . La capacidad de tomar el piso no se correlaciona necesariamente con la capacidad de contribuir.
4. Mi padre una vez me dio un brillante consejo: " Si estás dispuesto a asumir la culpa, la gente te dará la responsabilidad ". Las reuniones a menudo implican echar la culpa y culpar, y aunque no es agradable aceptarlo. culpa, es un aspecto necesario para obtener responsabilidad (si se lo merece, por supuesto). Al probar el punto de mi padre, una de las mejores experiencias de mi vida fue cuando tomé la culpa, con razón, por algo realizado por un equipo de personas que trabajaba conmigo. Hacer esto terminó incrementando drásticamente mi credibilidad organizacional en todos lados.
5. Comparte el crédito . Junto con la culpa, una reunión también es un gran lugar para dar crédito a la gente. Se rápido para señalar un gran trabajo o para pedir una ronda de aplausos para un colega. Las personas a menudo actúan como si el crédito fuera un bien de suma cero, y si comparten el crédito, recibirán menos ellos mismos. Por lo que he visto, compartir crédito no solo no disminuye el número de estrellas de oro que obtienes, sino que además se suma a ellas, porque la gente admira la capacidad de dar crédito. (Adicto a la estrella de oro que soy, presto mucha atención en esta área).
6. Hacer que las personas se sientan estúpidas no es productivo, y no es amable . Un amigo tiene una buena sugerencia: "Sé alegre e impersonalmente decisivo".
7. Tener una agenda y atenerse a ella . De ser posible, haga circular la agenda con anticipación, junto con cualquier otra cosa que necesite ser leída para prepararse para la reunión. Asegúrese de que las personas sepan si deben traer algo. En la misma linea…
8. ¡ Nunca asista a una reunión si no sabe por qué se supone que debe estar allí ! Esto parece obvio, pero es una situación que surge sorprendentemente con frecuencia. Acabo de cometer este error recientemente.
9. Las reuniones regulares deben mantenerse lo más cortas posible y muy estructuradas . Tenga reglas para cancelar la reunión cuando corresponda, si tal o cual no sucede, si solo puede asistir un cierto número de personas, etc.
10. No diga cosas que debiliten o antagonicen a otras personas . ¿Adivina qué? Resulta que de hecho lo notan y no lo aprecian. Si se pregunta si es un delincuente, controle esta lista.
11. Si una reunión es larga, se rompe el horario cuando las personas pueden consultar sus correos electrónicos y teléfonos . De lo contrario, se distraen mucho sintiendo que han estado fuera de contacto por mucho tiempo (para algunas personas, esto toma alrededor de diez minutos), y comienzan a enviar correos electrónicos clandestinos debajo de la mesa. Como si nadie lo notara Lo que hacen.
12. Las reuniones deben mantenerse concentradas . Si las personas desean tener la oportunidad de debatir cuestiones secundarias, problemas teóricos o preguntas filosóficas que no son relevantes para el propósito de la reunión, deben reunirse por separado.
13. Aquí hay una solución radical: sin sillas . En el excelente libro de Bob Sutton, The No A ****** Rule, (escrito de esa manera no por prudencia sino para evitar spamblockers), señala un estudio que mostró que las personas en reuniones donde todos se paraban tomaban un 34% menos de tiempo para tomar una decisión asignada, con decisiones que eran tan buenas como las hechas por los grupos que estaban sentados.
14. Quizás lo más importante: Sea muy específico sobre los "elementos de acción" (para usar el término de escuela de negocios). ¿Quién está de acuerdo en hacer qué? ¿Cuándo? Asegúrese de que alguien realice un seguimiento de lo que se supone que sucederá como consecuencia de la reunión, y al final de la reunión, revise estos elementos para que quede claro para todos. Ahora nunca salgo de una reunión sin mi propia lista de lo que necesito hacer, para quién y para cuándo.
¿Qué me estoy perdiendo? ¿Cuáles son algunas otras estrategias para mejorar las reuniones?
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