En los últimos días he recibido memorandos crípticos en el trabajo, correos electrónicos indescifrables, invitaciones incompletas y un puñado de miradas extrañas, expresiones y un gesto extraño, posiblemente obsceno (de otro automovilista). Pensé que era hora de revisar algunas de las reglas para una comunicación efectiva, particularmente importante para el lugar de trabajo, y crucial para los líderes y gerentes del lugar de trabajo.
1. Cuando está en duda – Sobrecomunicarse. Si un mensaje es importante, como una nueva política de lugar de trabajo, una directiva, programar una cita y similares, es importante repetir el mensaje para garantizar la claridad. "De acuerdo, solo para estar seguros, nos reuniremos para almorzar el VIERNES, el día 14, en el Hungry Duck Café en ELM Street, al mediodía".
La repetición es una clave para la claridad y la memoria.
2. Utiliza múltiples canales. Para mensajes importantes, envíe el mensaje de varias maneras: por correo electrónico, un anuncio por escrito y un recordatorio verbal en la reunión del departamento. Un anuncio previo, como "estar atento a un mensaje importante de nuestro CEO", también ayuda a aumentar la atención.
3. Piensa como un periodista. Asegúrese de que los mensajes responden a las preguntas, ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuando? ¿Dónde? ¿Cómo? … Y, lo más importante cuando se trata de comunicar cambios de política, responda la pregunta ¿POR QUÉ?
Mi organización acaba de anunciar un cambio de política inesperado que afectaría a la mayoría de la fuerza laboral en un solo anuncio por correo electrónico. El mensaje era claro en el qué, el cuándo y el dónde, pero no estaba claro quién había tomado la decisión de política, y omitió la muy importante pregunta de por qué. Esto ha llevado a un aumento en el nivel de comunicación confusa de todos, ya que todos ahora están preguntando "¿Quién decidió esto?" Y "¿POR qué en el mundo nos harían esto?"
4. Sea público enfocado. Siempre les digo a mis alumnos: "usted está escribiendo para el lector". Revise sus mensajes y correos electrónicos antes de enviarlos desde la perspectiva de la audiencia. Aunque puede comprender lo que está tratando de decir, es posible que su audiencia no lo haga.
Esto sucede todo el tiempo, especialmente en la comunicación entre la alta gerencia y los empleados de base, simplemente porque los líderes a menudo asumen que los trabajadores saben más de lo que realmente saben. En mi universidad, los administradores de nivel superior a menudo se refieren vagamente a LA "nueva política", o LA "dirección actual", y muchos de nosotros nos rascamos la cabeza. Debido a que pasan tanto tiempo discutiendo estos temas, suponen que todos los demás saben de ellos. Entonces, para repetir (para mayor claridad), considere la audiencia.
Y eso nos lleva a la quinta regla:
5. Sé auténtico. "Diga lo que quiere decir y diga lo que dice". Desde el punto de vista del liderazgo, es fundamental ser franco, abierto y honesto con las personas. Si quiere transmitir sus mensajes y seguir transmitiéndolos, debe tener un historial de apertura y honestidad. De lo contrario, las personas pueden escuchar lo que dices, pero es posible que no crean nada de eso.
Aquí hay un hecho interesante: la mayoría de las personas piensa que son comunicadores brillantes y efectivos (vea un conjunto de currículos, y la mayoría de ellos enumerará las "habilidades de comunicación" como una gran fortaleza). De hecho, si les pides a las personas que se clasifiquen en su capacidad para comunicarse, ¡casi todos se colocarán en el 10% superior (pruébalo)! Tiene sentido psicológico porque todos comunicamos tanto que suponemos que DEBEMOS ser buenos en eso. Sigue estas reglas consistentemente, y en realidad podrías terminar en ese 10% superior.
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