No pasa un día en que esté trabajando con organizaciones sobre cómo mejorar la comunicación y las relaciones, que una queja sobre los correos electrónicos surge como una constante frustración y un obstáculo para la productividad.
Una compañía ha decidido dar un paso audaz para hacer algo sobre el problema. Theirry Breton, CEO de Atos, la mayor empresa de TI de Europa, planea implementar una política de correo electrónico "cero" para el año 2013. Breton sostiene que solo el 10% de los 200 mensajes electrónicos que reciben sus más de 74,000 empleados en todo el mundo cada día ser útil. "El correo electrónico ya no es la herramienta de comunicación adecuada", dice Breton, "es hora de pensar de manera diferente". En cambio, Breton quiere que los empleados de Atos utilicen comunicaciones electrónicas tipo chat similares a las plataformas de redes sociales como Facebook o Twitter. En un movimiento similar, Volkswagen Company en Alemania ha decidido dejar de enviar correos electrónicos a ciertos empleados después de las horas de trabajo.
¿Qué tan grave es el problema del correo electrónico? Estudios como el de Thomas Jackson y sus colegas, publicados en los documentos de la Conferencia de Evaluación Empírica, muestran que puede tomar más de un minuto para que una persona centre su atención en la tarea en cuestión después de haber sido alertado de una Nuevo Email. Si la persona promedio recibe 100 correos electrónicos por día, se desperdician 90 minutos al día al tener que volver a enfocarse en el trabajo que tiene entre manos.
Jonathan Spira, autor de Sobrecarga: Demasiada información es peligrosa para su organización , sostiene que la sobrecarga de información le cuesta a la economía estadounidense casi $ 1 billón en 2010; que leer y procesar solo 100 correos electrónicos al día puede ocupar más del 50% del día de un trabajador del conocimiento, porque al cerebro le lleva 5 minutos volver a la normalidad después de una interrupción de 30 segundos.
Nicholas Carr, autor de The Shallows: Lo que Internet está haciendo a nuestro cerebro, y escribiendo en el New York Times , argumenta que el correo electrónico fue, de alguna manera, un regalo del cielo, porque nos liberó del costoso y creciente volumen de llamadas telefónicas. Sin embargo, argumenta, el correo electrónico "eliminó el costo, tanto monetario como social de la comunicación personal".
Estudios como el de James Katz, director del Centro de Estudios de Comunicación Móvil de la Universidad de Rutgers, citan el hecho de que la generación más joven no utiliza el correo electrónico para comunicarse, prefiere las plataformas de medios sociales y los mensajes de texto, porque la comunicación es inmediata y mucho más informal.
David Allen, consultor y autor de Getting Things Done , cree que no es posible prohibir efectivamente los correos electrónicos. Él afirma que los problemas asociados con los correos electrónicos tienen más que ver con la falta de enfoque en las organizaciones sobre la comunicación clara.
Amy Gallo, escribiendo en Harvard Business Review , señala que si bien prohibir todos los correos electrónicos puede no ser posible, los pasos para obtener control sobre correos electrónicos excesivos e improductivos y tomarse un año sabático pueden ser pasos positivos que las organizaciones pueden tomar.
Una cosa es cierta, el volumen de correos electrónicos y la confianza en ellos como la forma preferida de comunicación en las organizaciones se está volviendo más aguda y disfuncional, y la sobrecarga de información es ahora el problema número uno en las organizaciones.
