La psicología de las reuniones

Las reuniones con frecuencia 'toman minutos y desperdician horas' . Por lo general, tres cuartas partes o más del día de un gerente sénior pueden abordarse en las reuniones. A pesar del profundo cinismo sobre su productividad y utilidad, siguen siendo la parte principal del día de los altos directivos. Muchos de los que llaman han sido engañados con la simple frase 'Él está en una reunión'.

Las reuniones tienen poco o nada que ver con la calidad de la toma de decisiones o la comunicación de la información. Sus dos funciones principales son, simplemente, primero, la difusión de la responsabilidad y, en segundo lugar, la aceptación de la decisión . Están ahí para garantizar que todos los presentes asuman la misma responsabilidad y responsabilidad por la decisión (especialmente si falla).

La frustración con el tiempo y el esfuerzo-derroche de las reuniones ha llevado a varias organizaciones a intentar implementar ciertas estrategias para mejorarlas. Algunos siguen una estructura . Por lo tanto, todas las reuniones comienzan con expectativas y terminan con beneficios e inquietudes .

Algunos tratan de sorprender con la eficiencia calculando un ROI en todas las reuniones calculando el costo real ( en dinero) de la reunión. Esto implica calcular los salarios de las personas presentes por hora y sumarlo todo. ¿Cómo calcular la inversión? Es sorprendentemente fácil. En promedio, las personas trabajan alrededor de 100.000 minutos al año. Esto se calcula en ± 8 horas, 220 días hábiles anuales. Entonces, si a una persona se le pagan $ 50,000 al año, cuestan 50c por minuto.

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Una moda reciente es colorear las reuniones del código de antemano para indicar el tipo y la cantidad de conducta verbal y no verbal aceptable e inaceptable en la reunión. A algunos les gusta seguir las categorías de alerta negra a roja utilizadas por la policía y los servicios de seguridad. A otros les gusta un sistema de semáforo simple. Pero el problema con ambos arreglos es que traen asociaciones conceptuales. Así que un simple de cinco a cinco con colores variados funciona mejor.

Comienza con algún criterio, como nivel de contribución o nivel de apoyo. El color o número elegido para la reunión indica el comportamiento deseado. Por lo tanto, un número alto podría indicar la expectativa de que todos "participen" regularmente. Un número bajo significa que la reunión se trata más de recibir información.

Este sistema generalmente se usa para tres tipos de problemas. El primero es sobre proceso no contenido. Es decir, cómo los asistentes se tratan unos a otros. En la lluvia de ideas, existen reglas muy claras sobre no criticar las ideas de los demás; sobre valorar la cantidad sobre la calidad; sobre el apoyo aceptable en las ideas de otra persona. Lo mismo aplica aquí.

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Algunas recetas de proceso son sobre cortesía. Otros son sobre cosas simples como por cuánto tiempo uno puede hablar, o incluso cómo obtener el piso en primer lugar. Entonces, una reunión verde puede indicar que lo que se requiere es una interjección breve y nítida. Una reunión azul puede indicar que es aceptable desarrollar una idea.

Algunas reuniones pueden prescribir que otros proscriban el humor: siempre es un problema peligroso. Las bromas pueden aligerar, pero también pueden ofender. Pueden introducir ligereza inapropiada cuando se requiere seriedad. Una regla útil es acerca de la crítica. Una reunión azul puede indicar que no hay críticas; crítica verde de ciertas características; amarillo que no se permite ninguna crítica a menos que una alternativa factible sea evidente; y rojo se puede decir cualquier cosa.

Pero más importante aún, el sistema se puede aplicar al contenido. Por lo tanto, la regla puede ser romper reglas, pensar realmente fuera de la caja; sobre la reforma radical no solo la adaptación. Las reglas de color indicadas pueden poner ciertas cosas fuera de los límites. Una de las ventajas del sistema es que establece expectativas de antemano. Es un poco como un código de vestimenta: corbata negra, informal elegante, sin disfraz. La regla dice mucho sobre cómo se espera que vaya la reunión y, por lo tanto, su resultado.

Los comportamientos no verbales en las reuniones son particularmente importantes. Esto a menudo es una función de las características físicas de la sala de reuniones y el espacio. ¿Se hace de pie o sentado? Hay una mesa; pueden todos verse el uno al otro; ¿Cuáles son las filas de personas presentes? qué temas están siendo discutidos; ¿Cuáles son las agendas ocultas, etc.? Los comportamientos son más interesantes cuando cambian y los índices de ansiedad también atraen la atención.

Primero, hay contacto visual: quién mira quién más y con mayor frecuencia y cuándo las partes evitan el contacto visual. Esto generalmente es un índice de incomodidad.

Segundo, hay una postura que refleja cuán tensa o relajada es la gente.

En tercer lugar, las reuniones pueden mostrar una gran cantidad de inquietudes de desplazamiento , como tocar el pie, tirar del pelo, etc., cuando las personas están aburridas, frustradas o intentan (sin éxito) lucir relajadas y concentradas.

También busque un desplazamiento bostezo. Se sabe que las personas enfrentan una tarea tediosa, a menudo bostezan o de repente se sienten extremadamente cansados ​​o somnolientos. Desmond Morris, el psicólogo evolutivo, informó sobre un caso curioso de soldados que sienten una necesidad tremenda de dormir inmediatamente después de que se les ordenara un ataque. Él explica que este comportamiento no fue producto del cansancio físico sino una respuesta de desplazamiento a una situación amenazante.

La orientación puede cambiar durante las reuniones cuando las personas empujan hacia atrás su silla o la giran para mirar a alguien mientras le dan la espalda a otra persona. Asegúrese de elegir su asiento estratégicamente cuando intente impulsar su agenda en una reunión. Sabemos que sentarse frente a la otra parte implica competencia y antagonismo. La cooperación puede, a la inversa, ser inculcada por la proximidad física y el asiento uno al lado del otro. La persona que está siendo persuadida en una reunión es más probable que acepte si él o ella está físicamente rodeada por los miembros del otro "campamento". Ciertamente, mientras literalmente empuja su caso, debe conocer el comportamiento de la otra parte. Si se sienten incómodos con el entorno, tratarían de alejarse de él.

El uso de gestos puede ser particularmente revelador cuando los hablantes usan gestos repetitivos, inapropiados o torpes para indicar signos de acuerdo. Algunas señales también pueden estar en conflicto entre sí. Por ejemplo, sonreír, una señal general de alegría y acuerdo, que va acompañada de la aversión de la cabeza y el rechazo de, digamos, informar, no coincidir. Sabemos que las personas que aceptan mostrar un conjunto de ciertos gestos para indicar su comunidad, y cada uno de los comportamientos de este grupo refuerza el mismo mensaje. Si hay un signo que no se ajusta al patrón general, podría indicar una ambivalencia o, de hecho, una contradicción interna con lo que se dice.

Consejo general

Hay muchos libros de sitios web y de negocios que brindan consejos sobre cómo llevar a cabo una reunión. Aquí están algunas

1. Siempre planee y haga circular una agenda antes de las reuniones. Haga que todos acuerden de antemano cuáles serán los resultados de la reunión. Toma el control de la agenda y los resultados. Sea claro por qué algunos son, y no lo son, en eso. Da una idea de la duración de la reunión.

2. Acceda a la reunión primero. Elija un lugar al final de una tabla (cabeza simbólica). Tenga una política sobre las personas que lleguen tarde. Algunos ignoran, otros humillan, otros ignoran. En algún momento, esto necesita discusión

3. Si la reunión no tiene una persona presidenta formal, preséntela usted mismo.

4. Sea el que inicie la parte formal de la reunión, lo habitual sobre las minutas de la última reunión.

5. Asegúrese de registrar los elementos de 'fuera de la agenda' y guárdelos para más tarde, sugiriendo que si no están cubiertos durante la reunión, pueden estar cubiertos al final. Es muy fácil ser rastreado. Aténgase a la agenda.

6. Regrese a "otros artículos" al final. La gente se cansa: algunos sugieren que pongas los artículos controvertidos más adelante en la reunión cuando las personas son más "suaves".

7. Ten cuidado con los hambrientos de poder que intentan "desbancarte". Mantenga la calma y cumpla con el plan

8. Administrar a los dos inconformes: por ejemplo, cuando las personas no son razonables, excesivamente efectivas o manipuladoras

9.Si la gente se retira, mándeles un correo electrónico inmediatamente después para seguir explicando cuál fue el problema

10. Siga la reunión, confirmando lo que acordó y quién debe hacer qué. Haga que los demás acusen recibo de la confirmación por correo electrónico de los planes de acción.

11. Escuche cuidadosamente lo que se dice o no se dice. Repita la pregunta o declaración que se hace, solicitando una aclaración de que la ha entendido.

12. Haga que la gente más difícil haga un resumen de la reunión: lo acordado, etc. No se vaya hasta que haya un acuerdo al respecto.