5 maneras de hacer que sus reuniones sean más positivas

Cuando se trata de las reuniones que lleva a cabo en el trabajo, ¿sabe cómo sacar lo mejor de las personas que asisten? Los investigadores estiman que gastamos el 37% de nuestro tiempo en reuniones en el trabajo y que hasta el 50% de este tiempo se desperdicia por completo.

Por supuesto, uno de los problemas es que las decisiones rara vez se toman en las reuniones. En cambio, hablamos, hablamos y hablamos un poco más, y luego, cuando el reloj marca la hora, la reunión termina abruptamente y todos se apresuran a salir, dejando poco tiempo para aclarar los resultados o cualquier compromiso con los próximos pasos. Como resultado, la mayoría de las reuniones parecen una completa pérdida de tiempo y agotan nuestra energía.

Pero aparte de la etiqueta básica de la reunión, como proporcionar una agenda y materiales relevantes por adelantado, comenzar y detenerse a tiempo, y capturar y comunicar los pasos o decisiones de las acciones clave después de la reunión, hay cosas que puede hacer para que sus reuniones sean más efectivas, energizante y tal vez incluso una experiencia agradable?

Una vez que tienes a las personas adecuadas en la sala, parece que el secreto para una reunión efectiva puede estar en crear el estado de ánimo adecuado. Sí, me escuchaste; se trata del humor.

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Fuente: Monkey Business Images / Canva

Verá al Dr. Daniel Goleman, uno de los principales investigadores del mundo en inteligencia emocional y social, estima que el 20-30% del rendimiento de los empleados está determinado por el estado de ánimo de las personas.

¿Por qué? La profesora Barbara Fredrickson de la Universidad de Carolina del Norte ha descubierto que las emociones positivas como el interés, el respeto, el orgullo, la diversión, la gratitud, por nombrar solo algunas, no solo intercambian nuestros buenos pensamientos por malos: literalmente amplían la forma en que los cerebros están funcionando.

Por ejemplo, cuando experimenta emociones positivas, la investigación sugiere:

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• Su campo de visión periférica se expande para que pueda captar aproximadamente el 75 por ciento de lo que está sucediendo, frente al 15 por ciento en un estado de ánimo neutro o negativo.
• Su cerebro está inundado de dopamina y serotonina, lo que le ayuda a crear y mantener más conexiones neuronales para que pueda organizar nueva información, pensar más rápida y creativamente, ser más hábil en análisis complejos y resolver problemas, y ver e inventar nuevas formas de hacer las cosas.
• Y como su cerebro se siente seguro, piensa más en "nosotros" y en cómo colaborar con las personas que lo rodean, en comparación con cuando está en modo de supervivencia y pensando solo en "mí".

Fredrickson también descubrió que, lejos de ser experiencias fugaces, a medida que las emociones positivas se acumulan con el tiempo actúan como dinero en el banco por un día lluvioso, con estudios longitudinales que descubren que a medida que sus emociones positivas se acumulan, construyen sus capacidades psicológicas, intelectuales y sociales. y recursos físicos, que finalmente te dejan mejor equipado para navegar por los niveles bajos y altos que todos experimentamos en el trabajo.

Fredrickson concluyó que las emociones positivas ayudan a ampliar y construir nuestras mentes para que podamos ver nuevas posibilidades, recuperarnos de los reveses, conectarnos mejor con los demás y alcanzar nuestro potencial.

Entonces, ¿cómo aplicas todo eso en tu próxima reunión para configurar el estado de ánimo?

Después de más de una década como líder sénior en organizaciones grandes de todo el mundo, he aquí cinco maneras en que ayudé a mi equipo (sin importar cuántas personas estuvieron involucradas o cuántos de nosotros estuvimos en la sala o en un teléfono) a inyectar algo de positividad en nuestras reuniones:

• Comience con chisporroteo : cuando las personas asisten a su reunión, todos sus cerebros se encuentran en diferentes estados según el lugar de donde vinieron anteriormente. Para que tengan un estado de ánimo más amplio, quieren inyectar algo de positividad al preguntar "¿Qué está funcionando bien?", Compartir una historia divertida o una broma, usar un buen video clip o incluso intentar una prueba tonta (pero relacionada con tareas) o juego para hacer que la gente se ría y se sienta bien.
• Planifique su agenda atentamente : cada acción que hacemos va precedida de una pregunta, y tomar medidas es, en general, el objetivo de la mayoría de las reuniones. Cuando nos hacen una pregunta, desencadena la dopamina, una de las sustancias químicas que nos hacen sentir bien en nuestro cerebro, a medida que comenzamos a imaginar lo que podría ser posible y nos ayuda a prepararnos para la acción. En lugar de enfocar su agenda en las declaraciones, intente enfocarse en las preguntas que cree que la reunión debe hacer y explorar.
• Diseñe la reunión en torno a las fortalezas de las personas : piense en quién asistirá a la reunión y qué fortalezas aporta la gente. Recuerde, cuando tenemos la oportunidad de utilizar nuestras fortalezas, los investigadores sugieren que estamos hasta seis veces más involucrados en lo que estamos haciendo. ¿Qué roles y oportunidades puedes crear en la reunión para que las personas tengan la oportunidad de hacer lo que mejor hacen y ser valoradas por sus contribuciones?
• Recompense a las personas con oportunidades de crecimiento , seamos sinceros, ninguno de nosotros realmente desea asistir a otra reunión, así que construya una pequeña recompensa para las personas que hacen el esfuerzo de estar presentes. Nacimos criaturas de crecimiento, entonces ¿hay pequeños momentos de aprendizaje que pueda ofrecer a las personas que asistan a su reunión que de otro modo no recibirían como un invitado especial, nuevos descubrimientos de investigación o ideas?
• Termine con un punto culminante : nuestros recuerdos de los eventos están formados por terminaciones, así que asegúrese de dejar suficiente tiempo para terminar con una nota positiva. En lugar de tener gente luchando por la puerta, deje tiempo para inyectar un poco de emoción positiva al final con apreciación sincera, una historia divertida o video, o premios de su prueba o juego anterior. ¡De esta manera es más probable que recuerden su reunión con cariño y se presenten entusiásticamente la próxima vez!

Nada de esto es ciencia de cohetes. Pero al utilizar estos cinco sencillos pasos, particularmente en los equipos en los que confié en muchos voluntarios internos para ayudarme a obtener resultados, en realidad logré aumentar la asistencia a mis reuniones a lo largo de los años. Lo sé, ¡imagínate! La gente realmente quería estar en una reunión. Como resultado, muchas manos alineadas y comprometidas hicieron un trabajo mucho más ligero para mí de lo que podrían haber sido proyectos muy difíciles de implementar.

Por supuesto que no significaba que esquivamos las conversaciones difíciles que necesitábamos tener en nuestras reuniones. Solo que como presidente utilicé el estado de ánimo de manera consciente -positivo, neutral y negativo- para ayudar a las personas a rendir al máximo, en lugar de simplemente esperar que esto suceda orgánicamente.

¿Qué estado de ánimo desea crear para su próxima reunión?