¿Demasiados correos electrónicos? 7 consejos para una gestión de correo electrónico exitosa

¿Recibe de decenas a cientos de correos electrónicos cada día? ¿Parece que se gasta una cantidad desproporcionada de su tiempo profesional leyendo y respondiendo mensajes? ¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico calentito o descuidado que desea recuperar? Los siguientes son siete consejos de administración de correo electrónico que pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y aumentar la productividad, extraídos de mi libro: (haga clic en el título) "Habilidades de comunicación confiada en el lugar de trabajo". No todas estas sugerencias pueden aplicarse a su situación particular. Simplemente tome las ideas que puede usar y deje el resto.

1. Establezca un bloque de tiempo regular cada día para responder correos electrónicos.

Una de las tareas que consumen más tiempo y agota la productividad en el trabajo es responder correos electrónicos individuales a medida que se reciben a lo largo del día. En términos generales, a menos que su trabajo sea manejado por correo electrónico, la cantidad de tiempo dedicado a los correos electrónicos no debe exceder, como máximo, el veinticinco por ciento de su jornada laboral. Establezca un regimiento regular de correos electrónicos de respuesta solo durante un período específico cada día. Esto está separado de los correos electrónicos importantes que inicia, los cuales pueden escribirse en cualquier momento. Puede haber una excepción ocasional, como cuando tiene un correo electrónico importante de su jefe o cliente. Sin embargo, la mayoría se atiene al marco de tiempo para que pueda ser más eficiente con su trabajo.

2. Dé prioridad a sus correos electrónicos y responda solo los más importantes.

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Durante su tiempo designado de correo electrónico, priorice los correos electrónicos entrantes como "A: debe responder", "B: debería responder" o "C: podría responder". Céntrese en responder todas las "A" y parte de la "B". s. Omita las "C" s. Una de las reglas más importantes de la administración del tiempo es separar lo importante de lo urgente. Al priorizar sus correos electrónicos y responder solo a los mensajes más importantes, puede aumentar drásticamente su productividad.

3. Responda sus correos electrónicos no individualmente, sino en lotes.

Si recibe varios correos electrónicos de un compañero de trabajo o equipo todos los días, responda con una sola respuesta. El mensaje único resume sus respuestas a toda la correspondencia reciente. Una vez que comience esta práctica, no se sorprenda si algunos de sus colegas siguen su ejemplo, lo que lleva a un tráfico de correo electrónico reducido.

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4. Deje que sus colegas sepan que solo responde correos electrónicos durante un cierto momento del día.

Este consejo puede o no ser apropiado en su situación particular, pero vale la pena considerarlo. Con los colegas que esperan respuestas de correo electrónico instantáneas de forma regular, hágales saber que tiene un cronograma establecido para responder a los mensajes. A algunos compañeros de trabajo les gusta enviar transmisiones de correos cortos y esperan que respondas cada uno de inmediato, como si estuvieras conversando o enviando mensajes de texto. Otros pueden enviarle un correo electrónico con solicitudes detalladas y esperan que responda de inmediato. Ambos comportamientos muestran una indiferencia de tu tiempo. Hay una administración de tiempo que dice: "Una mala planificación de su parte no constituye una emergencia de mi parte". Usted está a cargo de su tiempo. Cumpla con su horario de correo electrónico y enséñele a sus colegas a respetarlo.

5. Guarde y revise sus mensajes más importantes antes de hacer clic en "enviar".

Nuestra escritura es un aspecto importante de nuestra marca profesional. Los mensajes que contienen errores ortográficos, gramaticales y de escritura pueden crear la percepción de que el autor es descuidado, impulsivo o simplemente un escritor deficiente, no las impresiones que desea crear si desea un respeto y avance profesional. Antes de enviar un correo electrónico importante, guárdelo, haga algo diferente durante unos minutos, luego vuelva y lea la prueba. Puede que te sorprendan y alivien los errores que encuentres.

6. Trate cada correo electrónico relacionado con el trabajo como información pública potencial.

Los mensajes que envía y recibe a través del correo electrónico de la empresa son propiedad de su empleador. Pueden ser vigilados, señalados y, en algunos casos, utilizados como evidencia para respaldar medidas punitivas o acciones legales. Una encuesta conjunta de la American Management Association y The ePolicy Institute descubrió que dos de cada tres empresas monitorean el uso de la web. Además, sus colegas pueden mostrar o enviar sus correos electrónicos "confidenciales" a otras personas sin su permiso.

Evite escribir mensajes en el correo electrónico de su empresa que estén enojados en tono, ataque con palabras, chismes en la naturaleza o humor ofensivo. Lo más importante es evitar filtrar información confidencial o sensible de la compañía a quienes no están autorizados a saber. Si crees que un correo electrónico que estás a punto de enviar podría ocasionarte problemas, puede ser conveniente hacer clic en "eliminar". Lo mismo se aplica a sus mensajes instantáneos y actividades de redes sociales a través de la propiedad de la compañía.

Para obtener más información sobre cómo tratar con colegas y gerentes difíciles, consulte mi libro (haga clic en el título): "Cómo comunicarse de manera efectiva y manejar personas difíciles".

7. Considere una declaración de marca como parte de su firma de correo electrónico.

En la porción de firma de cada correo electrónico de trabajo que envía, es una marca inteligente para incluir una breve declaración que represente su visión o valores profesionales. Individualizan quién eres para el destinatario y te sirven como recordatorio de tu producto o servicio. Algunos profesionales incluyen un logotipo personalizado también. Aquí hay dos ejemplos:

Molly Prichard, la compañía de crecimiento y aventura
"El aprendizaje nunca agota la mente". – Leonardo da Vinci

Marie Louise Diaz, autora y bloguera
Compartir historias de mujeres ordinarias con un coraje extraordinario.

En conclusión, si está inundado de correos electrónicos de trabajo, puede controlarlos o dejar que lo controlen. El profesional astuto maneja los correos electrónicos con prudencia y, como resultado, aumenta la calidad y la cantidad de rendimiento laboral. Es un aspecto del éxito del liderazgo.

Para más información sobre el éxito profesional , vea mis libros (haga clic en los títulos):

"Comunicación segura en el lugar de trabajo"

"Comunicación segura para profesionales femeninas".

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