Ayer comenzó con las mejores intenciones. Entré en mi oficina por la mañana con un vago sentido de lo que quería lograr. Luego me senté, encendí mi computadora y revisé mi correo electrónico. Dos horas después, después de combatir varios incendios, resolver los problemas de otras personas y lidiar con lo que fuera que me lanzara a través de mi computadora y mi teléfono, casi no podía recordar lo que me había propuesto lograr cuando la encendí por primera vez. Me habían emboscado. Y yo sé mejor.
Cuando enseño a administrar el tiempo, siempre empiezo con la misma pregunta: ¿cuántos de ustedes tienen demasiado tiempo y no tienen suficiente para hacerlo? En diez años, nadie ha levantado una mano.
Eso significa que comenzamos todos los días sabiendo que no vamos a hacerlo todo. Entonces, cómo gastamos nuestro tiempo es una decisión estratégica clave. Por eso es una buena idea crear una lista de tareas y una lista de ignorar. La atención más difícil de enfocar es la nuestra.
Pero incluso con esas listas, el desafío, como siempre, es la ejecución. ¿Cómo puedes apegarte a un plan cuando tantas cosas amenazan con descarrilarlo? ¿Cómo puedes enfocarte en algunas cosas importantes cuando tantas cosas requieren tu atención?
Necesitamos un truco.
Jack LaLanne, el gurú del fitness cuyo programa de acondicionamiento físico era el programa de televisión durante 34 años, lo sabe todo sobre trucos; es famoso por esposarse y luego nadar una milla o más mientras remolca grandes botes llenos de gente. Pero es más que un showman. Inventó varias máquinas de ejercicios, incluidas las que tienen poleas y selectores de peso en clubes de salud de todo el mundo.
Pero nada de eso es lo que me impresiona. Él tiene un truco que creo que es su verdadero poder secreto.
Ritual.
A la edad de 94 años, todavía pasaba las dos primeras horas de su día haciendo ejercicio. Noventa minutos levantando pesas y 30 minutos nadando o caminando. Cada mañana. Él trabaja, de manera consistente y deliberada, hacia sus objetivos. Él hace las mismas cosas día tras día. Se preocupó por su estado físico y lo incorporó a su agenda.
Administrar nuestro tiempo también necesita convertirse en un ritual. No simplemente una lista o un vago sentido de nuestras prioridades. Eso no es consistente ni deliberado. Debe ser un proceso continuo que sigamos sin importar qué nos mantenga enfocados en nuestras prioridades a lo largo del día.
Podemos hacerlo en tres pasos que duran menos de 18 minutos en una jornada laboral de ocho horas.
Establecer el plan para el día. Antes de encender su computadora, siéntese con un pedazo de papel en blanco y decida qué hará que este día sea altamente exitoso. ¿Qué puede lograr de manera realista que mejorará sus metas y le permitirá irse al final del día sintiendo que ha sido productivo y exitoso? Escribe esas cosas.
Ahora, lo más importante, tome su calendario y programe esas cosas en intervalos de tiempo, colocando los elementos más difíciles e importantes al comienzo del día. Y al comienzo del día me refiero, si es posible, antes de revisar su correo electrónico. Si su lista completa no encaja en su calendario, vuelva a priorizar su lista. Hay un tremendo poder para decidir cuándo y dónde va a hacer algo.
Reenfoque. Configure su reloj, teléfono o computadora para que suene cada hora. Cuando suene, respire hondo, mire su lista y pregúntese si pasó la última hora de manera productiva. Luego mire su calendario y vuelva a comprometerse deliberadamente con la forma en que va a usar la próxima hora. Gestiona tu día hora por hora. No dejes que las horas te manejen.
Revisión. Apaga tu computadora y revisa tu día. Que funciono ¿Dónde te enfocaste? ¿Dónde te distrajiste? ¿Qué aprendiste que te ayudará a ser más productivo mañana?
El poder de los rituales es su previsibilidad. Haces lo mismo de la misma manera una y otra vez. Y así, el resultado de un ritual también es predecible. Si elige su enfoque de forma deliberada, sabia y sistemáticamente, recuerde ese enfoque, permanecerá enfocado. Es sencillo.
Publicado originalmente en Harvard Business Review
