Iniciando una reunión de equipo

Las primeras impresiones cuentan. De hecho, dentro de los primeros 30 segundos de conocer a alguien en persona o por teléfono, la otra persona ya ha desarrollado una impresión de ti.

Dicho esto, a lo largo de los años, he aprovechado varias técnicas de formación de equipos para ayudar a los equipos a avanzar rápidamente en las etapas de desarrollo grupal (asalto, formación, normalización, ejecución, aplazamiento) y crear una buena impresión de mí como líder del proyecto.

Técnica 1: tener una tabla Organigrama de la imagen

Antes de la reunión de inicio, le pido a cada miembro del equipo que presente electrónicamente un autorretrato de 2 x 2 para incluirlo en un organigrama ilustrado.

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La primera reacción de la gente es: "¿Por qué necesitamos un organigrama gráfico?" Por más tonto que parezca, he descubierto que tener un organigrama gráfico acerca a los miembros del equipo (especialmente, si es virtual).

Como somos criaturas visuales, tendemos a tener una inversión emocional en cosas que podemos ver y tocar; por lo tanto, humanizar el organigrama permite a los miembros del equipo sentirse más responsables si un rostro está asociado con un nombre en lugar de un nombre escrito.

Técnica 2: Obtener una imagen de la persona que se une por teléfono

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Con demasiada frecuencia, cuando las personas se unen a una reunión por teléfono, tienden a ser muy calladas y, a veces, olvidadas.

Dependiendo del tamaño del equipo y la sala de conferencias, o bien pondría su imagen en una silla vacía o en el teléfono. No tiene que ser una imagen, podría ser un pequeño juguete o pedazo de papel con su nombre.

El punto es tener algo físico para representar a la (s) persona (s) en el teléfono. Esto ayudará a los miembros del equipo a recordar a los que están en el teléfono y facultar a los miembros del equipo virtual para unirse a la conversación.

Técnica 3: Haga que el equipo tome el examen de personalidad de Myers-Briggs

Es posible que haya escuchado a la gente decir: soy INTJ, ENTP, ESTJ, etc. Este es un resultado de la prueba de personalidad de Myers-Briggs . Es un cuestionario psicométrico diseñado para medir las preferencias psicológicas sobre cómo las personas perciben el mundo y toman decisiones. Hay muchas versiones gratuitas en línea que se pueden usar en Google, pero si la organización puede pagarlas, sugeriría un uso de la versión oficial.

Me gusta usar esta prueba porque cada miembro del equipo puede irse sin saber más sobre su propio tipo de personalidad y cómo se relaciona con el trabajo en equipo. Por lo tanto, si tiene muchos Extroverts ( Es ) y unos Introverts ( Is ), el equipo puede garantizar que los miembros del equipo más silenciosos ( Is ) se animen a participar si hubiera un debate.

Técnica 4: Trabajar en un caso de negocios

¿Recuerdas el primer día de clases? ¿La ansiedad de conocer gente nueva, preocuparse por lo que las personas pensarían de ti y saber dónde encajarías? Bueno, no es tan diferente cuando las personas se unen a un nuevo grupo.

Los miembros del equipo automáticamente tienen este tipo de angustia y para ayudar a liberar esa energía, uso casos de negocios divertidos y simples que el equipo puede resolver. Bloqueo de 10 a 15 minutos de la agenda para trabajar en este tipo de ejercicio cada semana hasta que el caso esté completo. Por lo general, se resuelve en las primeras tres reuniones.

El objetivo aquí es generar confianza en el equipo y hacer que la experiencia inicial del miembro del equipo sea divertida y memorable.

Me gusta usar casos comerciales de http://www.thetimes100.co.uk/. Aunque están destinados a profesores y estudiantes, encontré herramientas muy útiles para la formación de equipos.

Técnica 5: construir una casa de Lego

Este ejercicio es principalmente útil con los miembros del equipo físicamente presentes. Uno puede tratar de incluir a alguien que sea virtual, pero no he tenido mucho éxito con mis intentos.

Antes de la reunión, compre bloques de Lego y construya una pequeña estructura simple. Tiendo a construir uno que tenga una base sólida, cuatro columnas y una tapa sólida, como una caja hueca cuadrada. Puedes construir lo que quieras siempre que haya suficientes piezas para todos los miembros del equipo.

Después de que hayas construido la estructura, desmóntala y quita piezas deliberadamente. El ejercicio debería ser prácticamente imposible de completar.

Tiendo a dar al equipo de 5 a 10 minutos para completar el ejercicio. El objetivo es tener un entorno divertido donde los miembros del equipo puedan ver físicamente lo que están construyendo juntos. También le permite observar la dinámica del equipo (p. Ej., Líderes, seguidores, etc.).

En general, independientemente de las técnicas que use, creo que es importante investigar las actividades que cree que le gustaría al equipo y que podrían hacer juntas (incluidos los empleados virtuales). La introducción de actividades por adelantado ayudará a acelerar la formación del equipo y también, dependiendo de cómo lo ejecute, los miembros del equipo tendrían una gran experiencia como miembros del equipo.

Para los escépticos, incluí un fantástico artículo de Alexander Kjerulf sobre Los 5 motivos principales por los cuales la mayoría de los eventos de creación de equipos son una pérdida de tiempo. No solo habla de cómo los eventos de formación de equipos pueden ser perjudiciales para una empresa, sino que también proporciona la fórmula de cómo ejecutar grandes actividades de creación de equipos.

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Bernardo Tirado, PMP @thePMObox

Bernardo cubre liderazgo y tecnología para PsychologyToday.com. Además de ser un psicólogo industrial, está certificado como Six Sigma Blackbelt, Project Management Professional, Experto en Lenguaje Corporal y es Entrenador Certificado en Entrevistas Analíticas.