Las sesiones de video toman muchas formas: los candidatos se reúnen con los reclutadores, los gerentes tienen una conversación difícil con los miembros del equipo a medio mundo de distancia; y el miembro estadounidense de la Junta de Empresas de China asiste a una reunión mensual en Beijing en su apartamento de la ciudad de Nueva York.
Hoy discutiremos algunos pasos que puede seguir para administrar esta forma única de comunicación. Hay nueve recomendaciones: probar la conexión, configurar la escena, vestir la pieza, mantener la vista en la cámara, tomar notas, respetar la tecnología, respetar las diferencias de idioma, finalizar la reunión y sonreír.
Pruebe la conexión:
Escribiendo en recruiter.com, Vanessa Mayes sugiere que es un error esperar hasta el último minuto para establecer la conexión en el último minuto. Pruebe su conexión a Internet, incluido su micrófono, 30 minutos antes de la videoconferencia programada. Si hay un problema, tiene tiempo para hacer correcciones.
Establece la escena:
Usted no es el único en exhibición. Tu entorno también se está presentando. Administra la escena para presentarte de la mejor manera posible.
Presentar bien significa eliminar el desorden de su escritorio / mesa. Tengo una estantería abarrotada y podría ser una distracción. Moví la cámara para que una puerta quedara detrás de mí y esa puerta se cierre. Una vez entrevisté a una persona por un trabajo. Detrás de él y dentro del alcance de la cámara, su esposa estaba limpiando el apartamento. Fue una distracción innecesaria.
¿Supongamos que vives en un apartamento pequeño y no hay un lugar despejado? Considera comprar una pantalla portátil. Configure la pantalla detrás de usted y cubra la pantalla con una tela azul claro como una sábana. Las pantallas portátiles se pueden comprar en línea entre $ 75- $ 140.
La mayoría de los negocios y la iluminación del hogar está por encima de la cabeza y, sin embargo, la cámara mira directamente a su cara o en un ángulo ligeramente descendente. Esto hará que las líneas oscuras naturales alrededor de los ojos parezcan aún más oscuras. Considera obtener una lámpara de cuello de ganso y luego iluminar directamente tu rostro. Se "sentirá" antinatural para ti. Pero para los espectadores, te verás menos pálido y las ojeras debajo de tus ojos no serán tan prominentes. Tales lámparas pueden encontrarse en ferreterías locales o comprarse en línea. Una revisión reciente vio lámparas apropiadas que van desde $ 10 a $ 125.
Como parte del ambiente, elimine las distracciones de audio. Los televisores, radios, teléfonos celulares y lavadoras deben estar todos en la posición "apagado". Las mascotas son lindas pero no en la sala de reuniones virtual.
Viste la parte:
El objetivo de la reunión es que la otra persona se concentre en su rostro y en el contenido de su mensaje. Usar varios colores es una distracción. Los colores "cálidos" como el rojo, el naranja y el rosa también pueden distraer a los observadores de tu rostro. La joyería lujosa es una distracción.
Los hombres y las mujeres pueden considerar una blusa o camisa azul claro simple y un pequeño toque de color granate como una corbata o un pañuelo de seda. Mantenga los colores simples y enfocados en colores "fríos" como azul y gris. Un poco de rojo ayuda a mantener la palidez fuera de tu rostro. Es por eso que me gusta Marrón.
Es lindo pensar que puedes organizar una videoconferencia con una chaqueta en la parte superior de los pantalones de pijama. Esa linda idea funciona siempre que nunca haya un momento en el que tengas que ponerte de pie. Esta es una decisión clásica de baja recompensa / alto riesgo. Elimine ese riesgo mínimo al vestirse apropiadamente de la cabeza a los pies.
Mantenga sus ojos en la cámara:
El estereotipo es que "los ojos son el espejo del alma". Ya sea que esto sea cierto o no, las personas disfrutan las videoconferencias porque pueden mirarlo fijamente sin parecer grosero. Miran tus ojos y toman decisiones sobre si eres confiable y seguro.
Una entrevista en video es un entorno artificial. Cuando otros hablan, puede mirar directamente a la pantalla y observarlos. Pero cuando estás hablando, resiste la tentación de mirar la pantalla. Desde el ángulo de la cámara, su audiencia tendrá una vista clara de su frente o su cuero cabelludo.
Cuando hable, mire directamente a la cámara de video. Evita echar un vistazo a la pantalla.
Tenga notas con usted:
Una de las ventajas de las entrevistas en video es que puede tomar sus notas y no distraerá a otras. Use eso para su ventaja.
Por ejemplo, escribo la información clave que deseo comunicar en PowerPoint y luego la envío por correo electrónico a mí mismo. Luego cargo el archivo en mi dispositivo Pad. Ahora puedo desplazarme hacia arriba y hacia abajo en el archivo de PowerPoint para asegurarme de proporcionar la información correcta y formular las preguntas correctas. Establecí el tamaño de letra lo suficientemente grande como para poder obtener la información bajando los ojos en lugar de bajar la cabeza. Hacer todo en mi dispositivo Pad permite evitar la imagen de mi volteando páginas.
Respete la tecnología y las dificultades del lenguaje:
Mi socio en China y Singapur, Paul Heng, recomienda que respete las diferencias de idioma. El inglés puede ser el idioma universal de los negocios, pero no es una buena idea suponer que todos lo comprenden con la misma facilidad. Si está hablando con alguien en el que el inglés no es el idioma nativo, ralentice deliberadamente su patrón de habla para que las palabras puedan entenderse correctamente.
La tecnología de video es buena actualmente pero no es perfecta. No asuma una recepción excelente. El final de la línea significa automáticamente la misma recepción en el otro extremo. Pregúntale a la persona con la que estás hablando sobre la calidad de la recepción. Si hay un problema al sincronizar la voz y el habla, querrá hablar a un ritmo más lento para que los movimientos de los labios y las palabras lleguen juntas.
Concluye la reunión:
Llega un momento en que la persona que dirige la sesión indica que es hora de detenerse. Los buenos entrevistadores resumirán naturalmente los puntos clave hechos durante la reunión y continuarán para articular los próximos pasos.
Espero que la persona que conduce la reunión sea un buen entrevistador.
Si el entrevistador no puede hacer esto, tome la iniciativa cortésmente para resumir los puntos principales hechos por todas las partes. Es perfectamente apropiado afirmar que está haciendo esto para asegurarse de que comprende correctamente los puntos clave. Si malinterpretaste un punto clave, esta es una gran oportunidad para resolver malentendidos.
Concluya resumiendo su comprensión sobre los próximos pasos y plazos. Si no tiene una comprensión clara sobre los próximos pasos, solicite una aclaración.
Evite terminar la reunión sin un resumen y una idea clara sobre los próximos pasos.
Sonreír:
Las reuniones en persona usualmente comienzan y terminan con una sonrisa cortés, un apretón de manos y un contacto visual directo. El apretón de manos físico no está disponible para usted en una entrevista en video. Desea que la persona del otro lado de la conversación tenga la imagen final de usted sonriendo y mirando directamente a la cámara. Esta apariencia física a menudo puede ser interpretada por los espectadores que usted es seguro de sí mismo. Si realmente te sientes seguro o no, es un problema completamente diferente.
Administre la última mirada que otros tendrán de usted.
Una videoconferencia está en una clase por sí misma:
Una videoconferencia no es lo mismo que una reunión cara a cara. Usted tiene más control sobre el entorno físico y el mensaje. Puede manipular más fácilmente la imagen que está enviando. Use estas cualidades distintivas para crear una plataforma para su éxito.
