Repensando cómo 'Conferencia'

¿Estuve en una conferencia últimamente, emocionado de aprender de los presentadores de renombre, y luego encontré tu cerebro latiendo al final del primer día, incapaz de asimilar otra idea? Si es así, no estás solo.

La mayoría de las conferencias se organizan de acuerdo con fórmulas diseñadas hace décadas, en una era anterior a la saturación de las moras y la información, con escasa atención a cómo el cerebro digiere nuevas ideas. Sin embargo, con algunos ajustes, las conferencias podrían ser mucho más divertidas y útiles para todos.

Las conferencias no van a desaparecer.
Con todo el mundo gastando más y más tiempo en línea, el deseo de conexiones humanas "reales" y un sentido de comunidad va en aumento. Satisfaciendo esta necesidad, muchos hoteles de todo el mundo se reservan con un año de anticipación, ya sean unos miles en una convención de terapeutas sexuales (su reciente eslogan de conferencia: "dinámico, interactivo, creativo") o 25,000 en la conferencia de la sociedad de neurociencia . Cada grupo industrial parece tener su propio evento global, nacional, estatal y local. Mientras que la asistencia a la conferencia se derrumbó durante el GFC, los números están volviendo a subir, a alrededor de 60 o 70% de lo que eran. Y de la misma manera que las bandas realizan más giras hoy porque nadie compra discos más, con la venta de libros baja, los autores están en el camino más que nunca, todos compitiendo por contar su historia.

Estamos atrapados en un viejo modelo
Si bien las conferencias son cada vez más grandes y más comunes, no creo que estén mejorando mucho. Se están volviendo más eficientes y simplificados (piense en el registro en línea y más opciones de comidas), pero no creo que sean más efectivos.

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Las personas tienen dos objetivos básicos al asistir a una conferencia: encontrar nuevas ideas y conectarse en persona con personas que de otro modo no conocerían. Ya sea que esté allí para aprender, conectarse en red, investigar, comprar o vender, estos dos objetivos son comunes en todos los ámbitos.

Sin embargo, las conferencias no son muy buenas para maximizar estos objetivos. El aumento de las presiones financieras sobre los eventos significa que los organizadores están acumulando más en los programas para tratar de hacerlos más atractivos, lo que significa una menor capacidad para digerir nuevas ideas. Y el aumento del tamaño de los eventos ha llevado a los organizadores a pensar de maneras más industriales acerca de agrupar a las personas en torno al evento, en lugar de pensar en cómo formar conexiones entre las personas. A menudo me atormentan caras demacradas en las grandes conferencias. Estas deberían ser experiencias sociales ricas, pero cada vez más dejan a la gente alienada.

El verdadero dilema: se quema en los asientos en comparación con la experiencia de los participantes.
Aquí está el dilema central. Para los organizadores de conferencias (de los cuales soy uno), hay un conflicto entre querer llenar vacantes (que requiere tener una gran cantidad de presentadores y temas cubiertos), y querer crear la mejor experiencia posible para los participantes (que requiere algo completamente diferente )

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La mayoría de las conferencias, naturalmente, se centran en el lado del relleno de asientos. Esto significa poner tantos hablantes de 'nombre' como sea posible y hacer que el programa parezca irresistible, la mezcla heterogénea de eventos 'Sizzler'. La teoría dice que si la difusión parece tan increíblemente deliciosa, la gente no podrá resistirse a asistir. (Una razón por la que asistimos si hay grandes nombres que hablan es la recompensa por aumentar el estado de uno, eso sucede cuando conocemos personas famosas).

El resultado de este enfoque se puede medir con una métrica informal pero contundente: el número de personas en las sesiones de la conferencia, versus en los pasillos, en el segundo o tercer día de un evento. En una conferencia mundial reciente a la que asistí, los pasillos estaban llenos al final del segundo día. Los cerebros de las personas no podrían soportar más.

Un modelo diferente
En la cumbre de NeuroLeadership 2010 (revelación: sí, corro este evento), los pasillos estaban vacíos al final del tercer día. Esto no fue un accidente, ni fue fácil de lograr. Esta conferencia tiene que ver con el cerebro, así que naturalmente tuvimos que hacer que la participación fuera lo más "amigable para el cerebro" posible. Experimentando más de 5 eventos en 4 años, finalmente creemos que lo tenemos bien (y de ninguna manera lo hicimos bien en los primeros eventos). La diferencia vino de enfocarse en los objetivos reales del participante, que son 'nuevas ideas útiles' y 'nuevas conexiones humanas'.

Después de una búsqueda profunda, he decidido compartir las ideas que hemos desarrollado sobre el diseño de conferencias. Estas ideas se pueden aplicar, al menos en parte, a casi cualquier tipo de evento, desde un pequeño retiro de liderazgo a una convención más grande. (Aunque algunas de estas sugerencias en su totalidad serían un desafío en las conferencias más grandes).

1. LAS IDEAS SON COMO LA COMIDA
En el cerebro, la información es (algo) como la comida. Necesita ser digerido, antes de que pueda agregar más. Y las grandes ideas, especialmente las nuevas ideas, son como una gran cantidad de alimentos: realmente necesitan tiempo para integrarse, o rápidamente se vuelven mentalmente "llenos". (Hay un nuevo documento sobre el aprendizaje de integración, llamado el modelo "AGES", recientemente publicado en el NeuroLiderazgo diario).

La digestión no se resuelve añadiendo 10 minutos de preguntas y respuestas al final de una sesión. La gente necesita oportunidades regulares para digerir información. El modelo que encontramos que funciona es el siguiente: cada 1.5 horas debería haber una interrupción seria en la programación. La pausa debe ser de al menos 30 minutos, luego de 1 hora o 1.5 horas. La idea es que nunca estarás en una habitación por más de 1,5 horas antes de un cambio significativo de espacio (tanto mental como físico). Durante un día, esto funciona para permitir 4 lotes de sesiones de 1,5 horas, que en realidad es mucho estar en una habitación. Pero está roto mucho para que las personas puedan integrar las ideas a través de la discusión o simplemente descansar la cabeza. (La siesta también es buena para integrar información).

En segundo lugar, y esta es la parte más difícil, las conferencias deben ser más diligentes para incorporar la digestión en las sesiones. En la Cumbre de NeuroLiderazgo usamos lo que desarrollamos y llamamos el modelo "DEAQ" para presentaciones.

En pocas palabras, una sesión no puede tener más de 30 minutos de entrega formal y planificada. Dentro de esos 30 minutos, cada 10 minutos tiene que haber uno de los 4 componentes interactivos:
• Digestión (lo que significa simplemente dejar que los participantes discutan las ideas entre ellos).
• Un Ejercicio, que significa una actividad que los participantes hacen solos o entre ellos para experimentar un modelo.
• Una aplicación, que implica la discusión sobre las aplicaciones o implicaciones de una idea, a menudo facilitada por una persona que no es el presentador.
• Y, por supuesto, Questions , que es un Q & A estándar.

Una sesión que toma 90 minutos es mucho más energizante e interesante en este formato. Hay más participación, más 'generación' de ideas por parte de los participantes, que es uno de los requisitos clave para integrar el aprendizaje.

Usar el modelo DEAQ no es fácil: los presentadores a menudo retroceden, saben que no pueden simplemente presentarse y (de alguna manera sin pensar) hacer su estribillo habitual, pero eso también tiene un lado positivo, como se puede imaginar. También se requiere educar a los participantes para que saquen el mejor provecho de este formato, por ejemplo, explicando cómo hacer las mejores preguntas.

2. SOCIAL LO ES TODO
Cuando pregunté por ahí, la mayoría de las personas dicen que el valor principal de una conferencia es la gente que conocen, no las sesiones de aprendizaje. Las nuevas relaciones comerciales a menudo son mucho más valiosas que las nuevas ideas. ¿Quizás las conferencias tienen su asignación de tiempo todo mal aquí?

Cuando vas a una conferencia y ves que hay 200 personas con las que quieres hablar, pero solo tienes tiempo suficiente para hablar con 20, puede ser muy decepcionante. Las expectativas positivas de todas estas conexiones nuevas son gratificantes, pero las expectativas no satisfechas causan una respuesta de amenaza. Las conferencias pueden y deben mejorar para maximizar las conexiones humanas. Estudio tras estudio muestra que las cuestiones sociales para el cerebro. Un estudio mostró que las conexiones sociales de alguien determinan los resultados de salud más que cualquier otro factor de salud.

En la Cumbre de NeuroLiderazgo diseñamos el evento para que todos se quedaran juntos para cada desayuno, almuerzo y cena, además de un evento de bebidas, que sumaba un total de 4.5 horas de tiempo social no estructurado. También hubo, debido al diseño de las sesiones, un sistema integrado que hacía que los participantes conocieran a todos en su mesa, en casi todas las sesiones. Entonces, en una conferencia con otras 200 personas, es posible tener conversaciones de calidad con más de la mitad del grupo, lo cual es mucho más enriquecedor en muchos niveles. (¿Quieres las 12 sesiones de matemáticas en total, 8 personas en una mesa cada vez, para 96 ​​personas con las que te encuentras y discutir las sesiones mientras estás en la mesa, más alrededor de 12 horas de tiempo social). Todo eso genera un gran revuelo , y toneladas de nuevas conexiones, que le gustan tanto al cerebro como a nivel interno.

3. MENOS, PERO LO HAGO REALMENTE BIEN
Uno de los desafíos de este formato es que ahora solo tiene 4 posibles temas por día. ¿Cómo haces que funcione? Ahora una conferencia se parece más a una obra de arte. Debe decidir qué omitir y elegir solo los temas que son más importantes. Entonces haz estos temas realmente bien.

Este es de hecho el más difícil, y no necesariamente posible para conferencias más grandes. Para lograr esto, necesitas a alguien como un 'arquitecto de eventos' que tenga una visión y pueda supervisar la construcción del evento con mucho cuidado, y trabajar con todas las personas que realicen sesiones para asegurarte de que el contenido esté justo en la marca. No puede permitirse 1 o 2 sesiones malas cuando solo tiene 4 por día. Es lo que dejas en la pila que hace que todo el evento sea más rico para todos.

4. TRABAJA CON, NO CONTRA, EL FLUJO NATURAL DE ENERGÍA
Lo último a gestionar es reconocer el flujo y reflujo normal de energía mental durante un día y durante el programa en general. Aquí hay algunos consejos:
• Ponga las grandes ideas al principio de un evento, cuando las personas todavía puedan digerirlas, y luego las grandes ideas pueden tejer a través del resto del programa.
• Use la mañana para ideas realmente grandes y las sesiones de la tarde para aplicaciones prácticas
• Permitir aún más interacción después del almuerzo en las sesiones
• Tener sesiones más cortas con más frecuencia a medida que avanza el programa, por ejemplo, en un segundo o tercer día, cuando las personas pueden digerir menos
• Coloque a las personas en grupos más pequeños después del almuerzo cuando la interacción ayudará a mantener a las personas despiertas

En resumen, las conferencias pueden ser mucho más divertidas y útiles si pensamos en los objetivos reales que las personas tienen para las conferencias y crean programas pensando en el cerebro. Espero que esto haya sido útil para los lectores.