¿Qué dice tu correo electrónico en la bandeja acerca de ti?

Tenía 47 correos electrónicos en mi bandeja de entrada esta mañana, sin contar lo que Gmail y Mac Mail lograron filtrar en spam, listas de correo y anuncios. Eso es bastante típico para un viernes. Los sábados tienen mucho menos, dejándome sintiéndome aliviada y ansiosa de que algo no haya podido pasar. ¿Soy inusualmente neurótico sobre el correo electrónico? No lo creo.

Todos abordamos el intercambio de información y el almacenamiento de forma un poco diferente y lo mismo ocurre con el correo electrónico. No solo lo que decimos o enviamos, sino lo que guardamos. La ubicuidad de "cajas de entrada" plantea la cuestión de cómo gestionamos los que recibimos. No todos usan el correo electrónico de la misma manera, pero nunca antes en la historia ha sido posible tener tanto "contacto personal" de tantos. Para algunos, es una línea de vida profesional, para otros es el centro de su existencia social. La mayoría de nosotros estamos en algún lugar en el medio. La forma en que administramos el correo electrónico depende de cómo lo usemos, de cuán importantes sean para nosotros los diferentes tipos de correos electrónicos, ya sea de un amante o de un anuncio sin cupón, y nuestro enfoque general de la información y la vida.

Fuente: Pamela Rutledge / Shutterstock

No se puede negar que el correo electrónico se siente personal, especialmente ahora que los teléfonos inteligentes amplían lo que solía ser un evento de escritorio / computadora portátil. Los estudios han utilizado el correo electrónico y los mensajes de texto SMS como intervenciones para cambiar el comportamiento (p. Ej., Lim, et al., 2012). Esto hace que el tema de la administración del correo electrónico sea más cargado que, por ejemplo, volver a casa después de las vacaciones para ordenar la pila de correo de una semana.

También tenemos una brecha generacional, no por edad sino por adopción de tecnología. Las personas varían en su interés y capacidad para "controlar" la correspondencia digital, como el correo electrónico. Algunas personas no lo usan en absoluto, lo encuentran más problemático de lo que vale, para disgusto de su grupo social que quiere enviar los minutos del club de jardinería en PDF.

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Algunas de las variaciones en la administración del correo electrónico son completamente un problema de conocimiento y habilidades. Por ejemplo, algunas personas no conocen los filtros de spam, las carpetas, la ubicación del botón Eliminar u otras formas de administrar todas esas e-misivas.

El objetivo tácito de un buzón de correo electrónico organizado es similar a organizar el cajón de su escritorio. Pero para la mayoría, la administración del correo electrónico se reduce a algunos comportamientos más relacionados con la personalidad: una combinación de organización, procrastinación, perfeccionismo, miedo a la pérdida y la capacidad de dejarlo ir. ¿Dónde te caes?

El correo electrónico Dominatrix

El súper eficiente tendrá una política de tolerancia cero para el correo electrónico no leído. La mayoría de los gurús de la organización le dirán que clasifique su correo electrónico-trate con él durante los horarios establecidos y determine qué se puede manejar con una respuesta rápida o qué se debe apartar cuando tenga más tiempo. La idea es no tener la pila no leída ganando en ti volviendo loco. Una vez que sepa que tiene tiempo programado para revisar su bandeja de entrada, puede pasar a un horario ininterrumpido y ser más productivo. Psicológicamente, te hace sentir rezagado saber que esos correos electrónicos se acumulan a menos que tengas una estrategia programada para su revisión (a menos que realmente no te importe lo que hay allí).

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El procrastinador

Todo el mundo sabe que el procesamiento del correo electrónico puede consumir su día si no está haciendo juicios de prioridad sobre lo que es importante. Esto hace que mantener un buzón de correo electrónico sin leer sea una excelente estrategia para alguien que está evitando hacer algo difícil donde tienen que pensar. Si maneja todos sus correos electrónicos para evitar hacer su trabajo, no tiene que preocuparse de guardarlos para más adelante.

El Filterer y Filer

Algunas personas guardan su correo electrónico de lectura utilizando filtros y carpetas para facilitar la búsqueda de información en el futuro. Guardar correos electrónicos es más rápido que guardar la información en otro formato (como guardar en PDF y archivarlo fuera del programa de correo). Si necesita buscar reservas de viaje, recibos de impuestos o propuestas anteriores, esta estrategia tiene sentido. Aunque es probable que sea un poco delirante ya que los programas de correo son difíciles de buscar en relación con los archivos normales. ¿Cuántas veces ha buscado un correo electrónico y ha tenido que preguntarle a un colega, "¿en qué fecha lo envió?". Sin embargo, hay un pequeño costo marginal al guardar correos electrónicos en términos de almacenamiento, eso solo ordena los buzones de correo electrónico. tiene sentido económicamente si su archivo de correo electrónico es lento, no porque está golpeando la capacidad de su casilla de correo electrónico. Algunos programas de correo electrónico, como Mac Mail, hacen que los años de archivo sean imposibles, creando así una pérdida o un dilema más difícil. Esta estrategia funciona para los perfeccionistas.

El perfeccionista

Ok, sabes quién eres. Los perfeccionistas guardan los correos electrónicos leídos con la idea de que obtendrán todo lo que se les pide, desde canjear cupones hasta asistir a seminarios web y leer descargas de libros electrónicos desde Hubspot. Es el equivalente digital de la reparación en la parte posterior del armario o una lista de cosas por hacer que es tan larga que no puede ser útil. Esto permite a los perfeccionistas justificar ser un adicto al trabajo, sin embargo, si surge la necesidad de justificación.

Espíritus libres

La mayoría de las personas realmente lee su correo electrónico: nuestras vidas profesionales y sociales se centran principalmente en las comunicaciones digitales. Algunos no lo hacen. A una persona con miles de correos electrónicos no leídos no le importa mucho lo que dice o no siente que haya algo allí que sea urgente o relevante para lo que está haciendo a diario. No eliminar todos esos correos electrónicos no leídos proporciona la ilusión de que si DESEAS saber lo que estaba sucediendo allí, podrías averiguarlo. Al mismo tiempo, tiene la sensación de que debe ser muy popular porque ¿por qué otra razón tendría todo ese correo electrónico? Probablemente también signifique que Free Spirits haya encontrado una forma de mantenerse en contacto con personas que realmente importan sin usar el correo electrónico, ya sea mensajes de texto o paloma mensajera.

El verdaderamente abrumado

A veces es difícil distinguir la diferencia entre los espíritus libres y los verdaderamente abrumados, ya que ninguno responde correos electrónicos, o lo hace de forma esporádica. La diferencia se puede ver en sus caras. La oficina de correos italiana una vez estuvo tan atrás que simplemente tiraron un montón de correo y comenzaron a renovar. Esa es una estrategia razonable para Truly Over-Whelmed. Si se perdió algo importante, lo más probable es que reciba el correo electrónico "¿Recibió mi correo electrónico?".

Buscadores de seguridad

Algunas personas guardan los correos electrónicos leídos por la sensación de seguridad que brinda al creer que podrían encontrar algo si lo necesitaran, pero rara vez o nunca lo necesitan. Algunos de nosotros tenemos más tolerancia a la incertidumbre que otros. Sin embargo, guardar correos electrónicos es una capa de seguridad insatisfactoria a largo plazo, porque debe recordar tantas cosas (como la línea de asunto) para encontrar un correo electrónico específico.

Románticos

Algunas personas guardan los correos electrónicos de amigos, familiares y personas que les importan porque simplemente parece incorrecto eliminarlos como si fuesen '. Esto tiende a ser alguien completamente inadecuado para SnapChat.

Lo que más importa es que su estilo de correo electrónico funcione para usted. Si no, puede unirse a los rangos del correo frustrado.

El correo electrónico frustrado

Esta persona (y yo soy uno de ellos) es un híbrido entre Filterer / Filer, Perfectionist y Romantic. Dedicamos todo nuestro tiempo a buscar un mejor programa de correo electrónico que pueda resolver nuestros problemas de administración de correo electrónico porque ahorramos muchos y todavía no podemos encontrar nada cuando lo necesitamos. Si tienes una recomendación, todavía estoy buscando!

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Lim, MSC, Hocking, JS, Aitken, CK, Fairley, CK, Jordan, L., Lewis, JA, y col. (2012) Impacto del envío de mensajes de texto y correo electrónico sobre la salud sexual de los jóvenes: un ensayo controlado aleatorizado. Revista de Epidemiología y Salud Comunitaria, 66 (1), 69-74.